كتابة تقارير المتابعة

يجب أن تتميز معلومات وبيانات المتابعة التي يتم عرضها في تقارير دورية بأنها (بسيطة ودقيقة ومعبرة بصدق عن الواقع وسريعة فور وقوع الأحداث أو تغييرها ) لأنه من المفترض أن تستخدمها الإدارة في اتخاذ القرارات ... فمثلا إذا ظهرت مشكلة أثناء التنفيذ أو حدوث تعطيل عند تنفيذ أحد مراحل المشروع فلابد من إبلاغ الإدارة به في حينه وبأسرع ما يمكن حتى يمكن اتخاذ الإجراء التصحيحيه لمجابهة هذا الموقف الجديد فور حدوثه حتى نتجنب تعطيل أكثر لتنفيذ المشروع .

ومن ناحية أخرى فإن المعلومات التي ترد متأخرة بعد الحدث بفترة كبيرة لا تعطي صورة حقيقية عن الموقف التنفيذي الحالي للمشروع وبذلك تكون عديمة الفائدة في اتخاذ القرارات – كذلك لابد أن تعكس تقارير المتابعة تنفيذ المراحل الحاكمة والأساسية في سير الأعمال التنفيذية للمشروع .

هذا ويجب أن تتضمن تقارير المتابعة على ما يلي :

- توضيح النشاط الذي تم متابعته .

- توضيح الهدف من عملية المتابعة .

- تسجيل كل ما تم ملاحظته ومشاهدته بموقع العمل .

- الإنجازات التي تم تحقيقها .

- المعوقات والتحديات .

- توضيح أية انحرافات في عملية التنفيذ وأسباب الانحراف القائم .

- الأقتراحات والتوصيات .