التخطيط الإستراتيجي والتميز الإدارى للقيادات العليا

التخطيط الإستراتيجي والتميز الإدارى للقيادات العليا

 

التميز الإدارى مفهوم الإدارة الإستراتيجية عناصر الإدارة الإستراتيجية إشكاليات الإدارة الإستراتيجية سمات وخصائص المدير الإستراتيجي طبقية الأغراض طبقية الإستراتيجيات تحليل نموزج النسق الإستراتيجي صياغة الإستراتيجية تحليل نموذج تحديد الأهداف وصياغة الإستراتيجيات تحديد نقاط القوة – والضعف- الفرص – التهديدات – الفرضيات (قضفت) s.w.o.t. تحديد الأهداف. وضع الخيارات الإستراتيجية (تحليل وتقييم الخيارات) هرمية الإستراتيجية. تطبيق الإسترتيجية متطلبات التطبيق الفعال الهياكل التنظيمية أنظمة العمل نظم معلومات وإتصالات ثقافة مؤسسية إجابية مهارات وخبرات وقدرات متميزة ممارسات إدارية فعالة. تقويم وضيط الإستراتيجية ويتم ذلك من خلال متابعة التنفيذ وتقويم الأداء وفق المراحل الأتية: أولاً بناء المعايير/ تحديد المقاييس. ثانباً: قياس الأداء الفعلى. ثالثاً مقابلة الأداء الفعلى للمعايير(الأهداف المخططة) رابعاً : إتخاذ الإجراءات المناسبة وهذا يتطلب تغير المعاير / المقاييس إتخاذ الإجراءات التصحيحية الإستمرار فى الأداء وتطويرة. خامساً : قياس مؤشر الأداء سادساً: محدداات الكفاءة الإنتاجية الإدارة الاستراتيجية مجموعة القرارات والممارسات الإدارية التي تحدد الأداء طويل الأجل للمنظمة، ويتضمن ذلك وضع صياغة الاستراتيجية وتطبيقها وتقويمها. تحديد الاتجاه المستقبلي للمنظمة وبيان ما تسعى إليه من خلال تحليل المتغيرات البيئية المحيطة بها، واتخاذ القرارات الخاصة بتحديد وتخصيص الموارد المطلوبة لتحقيق ذلك. عناصر الإدارة الاستراتيجية وضع / صياغة الاستراتيجية: الرؤية – الرسالة – الأهداف – الخطط – السياسات. تطبيق / تنفيذ الاستراتيجية: البرامج أو المشروعات – الميزانيات – الإجراءات. التقويم والرقابة: تحديد مجالات القياس – وضع معايير الأداء – قياس الأداء – إجراءات التصحيح خصائص الأفراد ذوي التفكير الاستراتيجي الطلاقة الفكرية والمرونة التلقائية. القدرة على تكوين الرؤى وصياغة الأهداف الاستراتيجية. الدقة والبصيرة النافذة في تقييم الأمور المستقبلية. المهارة في استشعار البيئة الخارجية بما توفره من فرص أو ما تفرضه من معوقات. المهارة في توفير وتصنيف وتحليل البيانات والمعلومات وتفسيرها. المهارة والدقة في المفاضلة أو الاختيار من بين البدائل الاستراتيجية. المهارة في تحديد الموارد والإمكانيات اللازمة وترشيد استخدامها. القدرة على التجاوب أو التفاعل الاجتماعي مع الظروف والمتغيرات البيئية. القدرة على اتخاذ القرارات الاستراتيجية. القدرة والرغبة في مواكبة عولمة الفكر الإداري. الرؤية Vision تصورات أو توجهات أو طموحات لما يجب أن يكون عليه الحال .. إلى أين نتجه؟ الرسالة : Mission غرض المنظمة أو السبب في وجودها ... لماذا؟ الأهداف: Objectives النتائج النهائية للأنشطة ... ما يجب إنجازه ... ماذا؟ الاستراتيجية: Strategy خطة شاملة تحدد كيفية تحقيق الرسالة والأهداف .. كيف؟ السياسة: Policy خطوط عامة إرشادية لاتخاذ القرارات ..... المشروعات : Projects الأنشطة أو المهام اللازمة لتحقيق خطة ذات غرض محدد. الميزانيات: Budgets ترجمة المشروعات إلى أنشطة مالية / عينية. الإجراءات: Procedures خطوات متتابعة تصف تفصيليا كيف تؤدى الأنشطة أو الأعمال. الرؤية Vision تصورات، توجهات، طموحات لما يجب أن يكون عليه الحال في المستقبل؟ إلى أين نريد الذهاب / الوصول من واقعنا اليوم؟ ما هي تصوراتنا لما يجب أن يكون عليه في العشر سنوات القادمة؟ في صياغة الرؤية: الاختصار، الوضوح، الشمول، الاتجاه، المنطق. الرسالة Mission الغرض أو السبب في إنشاء المنظمة .. لماذا وجدت؟ ما هو عملنا؟ ... ما هي الخدمات التي نقدمها؟ التركيز على الأعمال الفعلية أو الحالية للجهاز. تمثل الأساس في تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها. يتم التعبير عنها بشكل عام ومختصر وليس بشكل تفصيلي. يمكن صياغتها بشكل مستقل ويمكن دمجها مع الرؤية. صياغة الرسالة تصاغ الرسالة حول عنصر أو أكثر من العناصر التالية: المتعاملين .. من هم المتعاملين مع أجهزة المنظمة؟ الخدمات... ما هي أنواع الخدمات التي تقدمها المنظمة ؟ المكان.. أين تمارس المنظمة أنشطتها؟ محليا / إقليميا/ عالميا. الصورة العامة: ما هي الانطباعات عن المنظمة أو هويته؟ الفلسفة: ما هي القيم والمعتقدات التي تسود العمل بالمنظمة؟ المشاركة المجتمعية: ما هي الالتزامات نحو تحقيق الأهداف التنموية؟ التقنية: ما هي التقنيات المستخدمة في أداء العمل؟ خصائص وعناصر الرسالة الفعالة الخصائص: قابلية التحويل إلى خطط وسياسات وبرامج عمل. إمكانية التطبيق والاستفادة من المواد المتاحة. مراعاة الظروف المجتمعية والبيئية الحالية والمتوقعة. إشباع احتياجات العاملين بالجهاز والمستفيدين من خدماته. تحقيق التكامل بين مختلف وحدات العمل بالجهاز. الوضوح ودقة التعبير والإيجاز في الصياغة. مراعاة عوامل النمو والتوسع المتوقعة مستقبلاً. الأهداف: Objectives الأهداف لماذا يجب وضع أهداف لجميع المستويات الإدارية؟ • نقطة البدء في التخطيط، رسم السياسات، قواعد وإجراءات العمل، الموازنات، البرامج والمشروعات. • مرشد لاتخاذ القرارات. • تحديد مراكز المسئولية. • تفويض السلطات وتحديد الصلاحيات. • وضع مؤشرات ومقاييس الأداء المؤسسي. • تقييم أداء الأفراد. موجة مزدوجة: الأهداف الأهداف الارتباط بالرسالة والرؤية المستقبلية Relevance العملية والواقعية Practicality التحدي Challenge القابلية للقياس Measurability الجدولة الزمنية Schedualbility التوازن Balance المسائلة Accountability الشمولية Totality التدرج Hierarchy التوجه المعاصر: الأهداف على ثلاثة مستويات أهداف استراتيجية: Strategic Goals • تصاغ بشكل عام وشامل حول النتائج الكلية المطلوب تحقيقها. • تضعها الإدارة العليا على مستوى المنظمة ككل. • طويلة الأجل وغير محددة النهاية Open – Ended أهداف تكتيكية Tactical Goals يشارك في صياغتها كل من الإدارة العليا والإدارة الوسطى: • تصاغ على مستوى القطاعات / الإدارات. • متوسطة الأجل ولها نهايات محددة. • أكثر تحديدًا من الأهداف الاستراتيجية وتشتق منها. • تمثل الوسائل التي من خلالها تتحقق الأهداف الاستراتيجية. أهداف تشغيلية Operational Goals يشارك في صياغتها الإدارة الوسطى مع الإدارة الإشرافية: • تصاغ على مستوى الأقسام والوحدات والأفراد. • أكثر تفصيلاً وتحديداً من الأهداف التكتيكية وتشتق منها. • قصيرة الأجل وتمثل وسائل وأساليب تحقيق الأهداف التكتيكية. أمثلـة • سرعة إنجاز الاجراءات الخاصة بتقديم الخدمة حسب المعايير المحددة. • الاستجابة الفورية للبلاغات الواردة عن انتهاكات حقوق الإنسان. • تدريب العاملين في المجالات الأساسية وفق المعايير العالمية. • عقد ندوات توعية عن معايير حقوق الإنسان . الاستراتيجية Strategy • منهجية أو أسلوب للعمل. • خطة شاملة لتحقيق الأهداف. • إطار عام يحكم سياسات المنظمة في مختلف المجالات. •الإطار العام الذي تتبلور فيه الرسالة والرؤية والأهداف الاستراتيجية. تحاول الاستراتيجية الإجابة على الكثير من التساؤلات مثل: مثال عملى •هل نقصر نشاطنا على مجال محدد أم نتوسع في كافة المجالات ؟ •هل نركز خدماتنا على منطقة محددة أم نتوسع إلى مناطق أخرى؟ •هل نتخصص في تقديم الخدمة أم ننوع هذه الخدمات؟ •هل نركز دورنا على أحياء أو فئات محددة أم نتوسع في هذا الدور ليشمل جميع المناطق والفئات؟ •هل نركز في تقديم خدماتنا على العدد أم المساحة الجغرافية؟ •كيف نستجيب لرغبات المستفيدين بخدماتنا والمتعاملين معنا ونعزز ثقتهم فينا؟ •كيف نستطيع الاستفادة القصوى من الموارد المتاحة لنا •كيف نتمكن من زيادة انتاجية العاملين بالجهاز وتهيئة بيئة عمل فاعلة لهم؟ •كيف نحقق التميز في أداء خدماتنا وفي نفس الوقت نخفض تكلفته؟ صياغة الإستراتيجية أهداف وأهمية عملية التخطيط الاستراتيجي تهدف عملية التخطيط الاستراتيجي في هذا المجال إلى ما يلي: •مواجهة المعوقات في بيئة عمل المنظمة •التوصيف والتقييم المنهجي لبيئة عمل المنظمة ووضع استراتيجيات التعامل الفعال معها. •تطوير إمكانيات المنظمة للتعرف وتحليل الفرص والقيود والتهديدات وتقويمها ووضع سبل التعامل الفعال معها. •تدعيم قدرة المنظمة في تحديد نقاط القوة وأوجه الضعف لديها وتحديد متطلبات التعامل الفعال معها. •توفير المرونة لدى المنظمة للتكيف مع التغيرات غير المتوقعة. •توفر أدوات التنبؤ والتقدير لاتجاهات عناصر بيئة عمل المنظمة. أهداف وأهمية عملية التخطيط الاستراتيجي •تحديد وتوجيه المسارات الاستراتيجية للمنظمة. •صياغة وتطوير رسالة المنظمة وأهدافها. •تحديد وتوجيه مسار العمل في المنظمة. •تحديد وصياغة الغايات والأهداف الاستراتيجية للمنظمة. •تحديد وتوفير متطلبات تحسين الأداء وتحقيق نمو وتقدم المنظمة. •التأكد من ربط الأهداف الاستراتيجية لطموحات وأهداف أصحاب الأموال والإدارة العليا ومصلحة أعضاء المنظمة. •توجيه الموارد والإمكانيات إلى الاستخدامات الاقتصادية. •توجيه الجهود البحثية لتطوير أداء المنظمة وتدعيم موقفها التنافسي. •التأكد من تحقيق الترابط بين رسالة المنظمة وأهدافها وما يتم وضعه من سياسات وقواعد وأنظمة عمل. أهداف وأهمية عملية التخطيط الاستراتيجي •تحديد وتوجيه قرارات الاستثمار في المنظمة •تهدف عملية التخطيط الاستراتيجي في هذا المجال إلى ما يلي: •التعرف على فرص الاستثمار الجديدة أمام المنظمة وتحديد سبل ومتطلبات الاستفادة منها. •تحديد أفضل بدائل توفير موارد المنظمة وفق اعتبارات التكلفة والفائدة. •تعميق إحساس أعضاء المنظمة بأهمية وحتمية دراسات جدوى القرارات والتأكد من فعاليتها. •تطوير أدوات وأساليب إعداد الموازنات الاستثمارية والبرامج المالية للمنظمة. •وضع الإطار العام لأسس تحديد وتنويع مجالات أعمال المنظمة سواء فيما يتعلق بأنواع الأنشطة أو الأسواق أو العملاء أو غيرها. إذا كان الهدف هو النهاية المطلوب الوصول إليها فإن الاستراتيجية هي الطريق الموصل إلى هذه النهاية.       مراحل/خطوات الإدارة الإستراتيجية تقييم الأوضاع الحالية: مراجعة الرسالة والأهداف الحالية تقييم نتائج الإستراتيجيات الحالية والسابقة مراجعة الأوضاع الداخلية مراجعة الظروف الخارجية المحيطة. صياغة الإستراتيجية على المستوى العام: التوجة العام: الرؤية ، الرسالة ، الأهداف الإستراتيجية، المحاور الأساسية ، تخصيص الموارد المتاحة. على مستوى الإدارات والقطاعات: الأهداف التكتيكية، بدائل الخطط والبرامج والمشروعات اللازمة. على مستوى الوحدات / الوظائف. تطبيق الإستراتيجية: ممارسة الوظائف الإدارية: التخطيط – التنظيم – التوجية – الرقابة. تصميم وصياغة السياسات وإجراءات العمل. تحديد وتوزيع الأنشطة على الأفراد والجماعات. تصميم نظم الحوافز وقياس الأداء. تحديد المسؤليات والصلاحيات. تكوين وتنمية القدرات والكفاءات و........ تقويم الإستراتيجية : مراجعة أسس بناء الإستراتيجية. وضع معايير الأداء. قياس الأداء. إتخاذ القرارات اللازمة. تساؤلات يجب الإجابة عليها" الهيكل التنظيمي: هل يعكس الهيكل التنظيمي الأهمية النسبية للأنشطة المختلفة؟ هل هناك تحديد واضح للصلاحيات والمسئوليات؟ هل تتناسب الصلاحيات أو السلطات مع المسئوليات؟ هل هناك تعارض في ممارسة بعض الصلاحيات؟ وما هي؟ هل هناك أدوات لتحقيق التنسيق والتكامل بين عمل الوحدات المختلفة؟ هل يوجد دليل لتوصيف الوظائف؟ وهل يتم استحداثه؟ ما مدى الاعتماد على التوصيف الوظيفي في: 8) تحديد الاحتياجات التدريبية؟ تقييم أداء الموظفين؟ 10) ما مدى ملائمة البناء التنظيمي الحالي لطبيعة الأعمال المطلوبة؟ هل يسمح البناء التنظيمي بتفويض السلطات؟ 12) هل هناك عقبات تعترض التفويض ؟ ما هي؟ هل يساعد البناء التنظيمي على خدمة جميع المناطق؟ 14) ما هي السمة الغالبة في تقديم الخدمات الشرطية (مركزية / لا مركزية)؟ هل يسمح الهيكل التنظيمي بالاستجابة السريعة للتغير في الظروف المختلفة؟ هل تبدو نسبة الإداريين إلى المتخصصين معقولة؟ الموارد البشرية: هل أعداد الموظفين الحاليين كافية للأعمال المطلوبة؟ هل يتناسب تأهيل هؤلاء الموظفين مع طبيعة أعمالهم؟ ما نسبة العمالة الأجنبية إلى العمالة الإجمالية؟ ما هي نوعية الوظائف التي تشغلها العمالة الأجنبية؟ هل تتناسب الأجور والمكافآت مع حجم العمل المطلوب من كل وظيفة؟ هل تتوافر نظم لحفز العاملين على زيادة جهودهم وتطوير أدائهم؟ الفلسفة والأنماط الإدارية: هل تؤمن الإدارة الحالية بالتطوير والتغيير لصالح العمل هل تشجع الإدارة العاملين على التجديد والابتكار في مجالات أعمالهم؟ هل تتوافر لدى الإدارة الحالية درجة عالية من الولاء والانتماء؟ هل توجد سياسات واضحة للعمل؟ وهل تغطي هذه السياسات مختلف المجالات؟ هل يتم تعديل سياسات واجراءات العمل وفقا للظروف والمستجدات البيئية؟ هل توجد شكوى من الموظفين أو المستهدفين بشأن بعض الإجراءات؟ هل يساعد النمط الإداري الحالي في حفز الموظفين ودفعهم للعمل الجاد؟ ما مدى ترحيب الإدارة بآراء ومقترحات الموظفين؟ هل توجد آليات محددة للمساءلة والمحاسبة عن النتائج؟ وما مدى كفاية وسلامة هذه الآليات في حالة وجودها النظم الإدارية والمعلوماتية: ما مدى مساعدة الأنظمة واللوائح الحالية في ترشيد الأداء وضبط حركته؟ هل توجد أنظمة لمعالجة الإنحرافات السالبة عن الخطط والأهداف المحددة؟ هل هناك تعارض أو ازدواجية أو تداخل بين النظم واللوائح المختلفة؟ إلى أي حد تساعد النظم الحالية في تحقيق سرعة الإنجاز والأداء الاقتصادي للعمل؟ النظم الإدارية والمعلوماتية: ما مدى مساعدة الأنظمة واللوائح الحالية في ترشيد الأداء وضبط حركته؟ هل توجد أنظمة لمعالجة الإنحرافات السالبة عن الخطط والأهداف المحددة؟ هل هناك تعارض أو ازدواجية أو تداخل بين النظم واللوائح المختلفة؟ إلى أي حد تساعد النظم الحالية في تحقيق سرعة الإنجاز والأداء الاقتصادي للعمل؟ خطوات التحليل تحديد نوع المعلومات المطلوبة. جمع المعلومات وتبويبها ومناقشتها. تحديد آثار هذه المعلومات على مسارات العمل. تحديد الأهمية النسبية لهذه الآثار. تحديد جوانب القوة وجوانب القصور. التحليل الموقفي (تقييم الأوضاع الحالية) البيئة الداخلية: تشمل كافة الإمكانات والقدرات المتاحة (مادية / بشرية / معنوية). الهدف : تحديد نقاط القوة التي يجب تعزيزها والحفاظ عليها وتدعيمها مستقبلاً. تحديد نقاط الضعف / جوانب القصور حتي يمكن معالجتها أو التغلب عليها. أهم مكونات عناصر البيئة الداخلية الموارد البشرية الهيكل التنظيمي أدوات و أساليب تقديم الخدمة الفلسفة و الأنماط الإدارية النظم الإدارية و المعلوماتية البيئة الخارجية تمثل مجموعة العوامل والمتغيرات التي تؤثر على نشاط المنظمة ولا تخضع لسيطرتها. يفيد تحليل هذه المتغيرات في: صياغة الأهداف المطلوب تحقيقها. كيفية توجيه الموارد المتاحة وتعظيم الاستفادة منها. تحديد الفرص التي يمكن اقتناصها. تحديد المخاطر أو التهديدات الواجب تحجيمها أو علاجها. أهم عناصر الخارجية التوسعات العمرانية المنظمات الأخرى الممولين- المنظمات الدولية الأجهزة الحكومية والخدمية النظم السياسية والإقتصادية القوانين والتشريعات، والإتفاقيات الدولية ، معدلات الدخل والبطالة والتضخم. الهيكل الإقتصادى ومؤشراته. لمؤسسات المالية وتعاملاتها. المستفيدين بالخدمات : أعدادهم ونوعياتهم وأماكن تواجدهم وخصائصهم الديموغرافية ومعدلات نموهم. النظم الإجتماعية والثقافية: القيم والمعتقدات والعادات والتقاليد الثقافة العامة والوعى الدينى، أجهزة ونظم الإعلام، التغيرات والتركيبة السكانية الفرص الدعم والمساندة (من أي جهة) للأعمال في مجال التخصص. التطور التكنولوجي في أساليب انجاز الانشطة. العلاقات الجيدة مع بعض المنظمات المحلية والدولية. التهديدات الانكماش الاقتصادي. ارتفاع نسبة البطالة. ظهور تيارات سياسية أو فكرية جديدة. الخلافات الفكرية مع بعض المنظمات. غياب التشريعات المنظمة لبعض المعاملات أو العلاقات الاجتماعية. قبل صياغة الاستراتيجية تذكر أن الاستراتيجية هي الإطار العام أو المرشد العام للعمل خلال السنوات القادمة، وهي الطريق الموصل إلى أهدافه وغاياته، وهي الأداة التي من خلالها تتحقق الرسالة المطلوب النهوض بها.   صياغة الاستراتيجية Strategy Formulationo تذكر أن الاستراتيجية توضع على ثلاثة مستويات: المستوى الكلي المستوى الإداري (وحدات) المستوى التشغيلي في إعداد الاستراتيجية على المستوى الكلي تتخذ قرارات لتحديد التوجه العام. تطبيق الإستراتيجيات مثال عملى نماذج لمكونات إستراتيجية المنظمة انشطة لزيادة الاستفادة من الموارد والتسهيلات المتاحة أنشطة لتنمية وتطوير الموارد أنشطة لتعزيز وتدعيم دور الجهاز فى مجال الخدملت المجتمعة أنشطة لتطوير وتنويع الخدمات التى يقدمها الجهاز أنشطة لتوسيع نطاق التغطية الجغرافية لخدمات الجهاز انشطة لتحقيق التكامل والتنسيق مع المؤسسات الأخرى   المحاور الستة لاستراتيجية أي منظمة دعم وتنمية الموارد المالية والبشرية. الإعلام والتوعية في مجال التخصص. جودة ونوعية الخدمة. التنسيق والتكامل مع المؤسسات الأخرى. البنية الأساسية والمؤسسية. زيادة الإنتاجية وترشيد الإنفاق. تطبيق / تنفيذ الاستراتيجية Strategy Implementationo تذكر أن النجاح في صياغة الاستراتيجية لا يعني النجاح في تطبيقها. صياغة الاستراتيجية تحتاج إلى قدرات فكرية وتحليلية. تطبيق الإستراتيجية يحتاج إلى مهارات إدارية وفنية متعددة الأبعاد متطلبات التطبيق الفعال للإستراتيجي الهياكل التنظيمية ممارسات إدارية فعالة نظم معلومات وإتصالات ثقافة مؤسسية إيجابية مهارات وخبرات وقدرات متميزة أنظمة العمل تقويم وضبط الإستراتيجيات ويتم ذلك من خلال متابعة التنفيذ وتقويم الأداء وفق المراحل الأتية: أولاً : بناء المعايير/ تحديد المقاييس. ثانباً : قياس الأداء الفعلى. ثالثاً : مقابلة الأداء الفعلى للمعايير(الأهداف المخططة) رابعاً : إتخاذ الإجراءات المناسبة وهذا يتطلب تغير المعاير / المقاييس الملاءمة الوضوح إتخاذ الإجراءات التصحيحية الإستمرار فى الأداء وتطويرة. خامساً : قياس مؤشر الأداء الفاعلية الكفاءة سادساً : محدداات الكفاءة الإنتاجية التكنولوجيا القوة البشرية

نقلا عن ملتقى المرأة للدراسات