أسرار وتفاصيل العمل الطلابي

أولاً سأطرح بعض المواقف التي تضع الأسس الرئيسية لأي فريق عمل بإذن الله

كيف أسس محمد صلى الله عليه وسلم أمة الإسلام؟ من أين بدأ صلى الله عليه وسلم؟ من كان معه؟ أي شخصية كان يمتلك وأي قوة إرادة تلك التي تقع بين ضلوعه؟؟؟

بداية التأسيس كانت مبادئ وضعها الرسول صلى الله عليه وسلم في المدينة لتبدأ دولة الإسلام من خلال بيعة العقبة الأولى والثانية

ثم أسس المكان --> مسجد قباء كمقر للاستشارات المحمدية

مع العلم بأن جميع المراحل التي مر بها الرسول صلى الله عليه وسلم صاحبه فيها خير الصحابة أجمعين أبوبكر الصديق رضي الله عنه الذي كان نعم الصديق

كسب رسول الله صلى الله عليه وسلم الناس بقلبه وطيب معشره فلم يقسو على إنسان قط إلا في حق من حقوق الله

وكان يشاركهم أفراحهم وأتراحهم فنعم القائد رسولنا الحبيب
وقد عمل وتوكل فقد قال: (اعقلها وتوكل) ولم يترك الأمر بلا جهد أو تعب بل بذل الغالي والنفيس لإحياء أمة الإسلام
.
.
.
وقوة البداية ترى نتائجها خلال العمل الطلابي فالمشاكل تظهر عند التطبيق وليس قبل ذلك

هذه البداية

أما فكرة هذا الأسبوع فهي كيف أسس عملاً طلابياً في مؤسسة تعليمية كالجامعة مثلاً أو كلية ما

أولاً وقبل كل شيء يجب أن يكون فريق العمل قد تكون بالصورة الصحيحة

ثانياً: وضع أهداف عامة تريد تحقيقها لهذا العام مثلاً

ثالثاً: تحليل الأهداف ووضع أهداف تنفيذية سهلة التطبيق مثل إقامة دورة أو محاضرة واستقطاب 100 طالب وإيصال معلومة ما للجميع

رابعاً: التوجه إلى مسؤول الأنشطة في المؤسسة وإخباره عن النشاط بالتفصيل وسؤاله عن آلية التنفيذ وعن قوانين المؤسسة وهذه المرحلة قد تسبق التفكير في النشاط حسب المؤسسة

خامساً: حجز مكان النشاط وإعلام أمن الجامعة عن الحدث إن كان من ضمن الأنشطة دعوة لإحدى الشخصيات من خارج المؤسسة

سادساً: توزيع تفاصيل النشاط على الفريق مثل تجهيز مكان الحدث من ناحية الديكور، والبوفيه إن كان الحدث واسع النطاق، والتغطية الإعلامية، والشهادات، والتقييم، والخدمات، والتقديم (مقدمة الحدث في محاضرة مثلاً)، وتصميم الإعلانات

سابعاً: التأكد من انسيابية التواصل وتأكيد بأن الفريق كله على علم بكل التفاصيل وأن العمل قد توزع بالتساوي وأن الجميع راض عن الأداء

ثامناً: قبل الحدث بأسبوع أو أكثر يتم توزيع الإعلانات والإعلان عن النشاط بصورة قوية جداً لضمان الحضور بإذن الله

تاسعاً: في يوم الحدث على الجميع أن يكون متواجد إن أمكن وذلك لضمان سير الأمور بتيسير من الله

عاشراً: حضور الأعضاء الحدث كناقدين ومنظمين في الوقت ذاته

الحادي عشر: شكر الجمهور على الحضور وانتهاز الفرصة للإعلان عن ناشط قريب

الثاني عشر : تقييم العمل وشكر الأعضاء على الإنجاز

هذه النقاط هي نقاط عامة جداً ويسبقها كل التوكل على الله وإخلاص النية له وحده

للجميع إضافة النقاط التي يراها تطبق في مؤسسة وقد عايشها من واقع خبرة أو اطلاع

...

 

هذا هو الموضوع الثالث في "أسرار وتفاصيل العمل الطلابي"

ويتضمن هذه المرة أساسيات يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار في التعامل مع مسؤولين تنظيم الأنشطة في الجامعات

أولا. يجب أن يحتمع فرد أو فردين أو ثلاثة كأقصى حد مع المسؤول لإيضاح فكرة نشاط ما

ثانياً. أن يبحث عن موضوع مشترك بينه وبين المسؤول يتحدث فيه لمدة 30 ثانية لدقيقة فقط ليزيل الحاجز العمري والفكري وحواجز أخرى أيضاً

ثالثاً. يجب أن تكون الفكرة المراد تنفيذها فكرة تحمل هدفاً وتستحق التنفيذ

رابعاً. يجب أن يكون الفرد الذي سينقل الفكرة للمسؤول مقتنع تماماً بالفكرة وبقوتها

خامساً. أن يهتم الفرد الذي سيذهب لمقابلة المسؤول بمظهره الخارجي

سادساً. أن يستخدم الشخص الذي سيقابل المسؤول أسلوب لبق جداً في التعامل

سابعاً. أن يكون واثقاً جداً في كلامه ولا يتلعثم

ثامناً. أن يجهز الشخص الذي سيقابل المسؤول كل أوراقه اللازمة للمقابلة والتي قد يقدم بعض منها للمسؤول للإيضاح

تاسعاً. أن يركز تفكيره ويحصره في الفكرة المطروحة

عاشراً. أن يثق بنفسه وقدراته أنه يستطيع إيصال الفكرة بالصورة المناسبة

إحدى عشر. أن يحدد مع المسؤول تاريخ لتلقي الرد على الفكرة بالموافقة أو الرفض

اثنا عشر. أن يستخدم عبارات يميل لها المسؤول ويحاول أن يربط بين فكرته وبين اهتمامات المسؤول

وقد يختلف المسؤولين فلا تنطبق هذه النقاط على الجميع ولكن هذا كنوع من التنظيم ليس إلا

وهنالك العديد من المسؤولين المتساهلين إلى حد بعيد

هذه 12 نقطة أخرى أضيفها لما سبق

وأيضاً أشير إلى أنها مجرد واقع خبرة لا أكثر

الموضوع الثالث الذي فضلت بأن يطرح لأهميته وعدم إلمام الطلبة عموماً به ألا وهو آلية "وضع الأهداف الاستراتيجية والتنفيذية وبدء وضع جدول يشمل جميع فعاليات السنة الدراسية"

أولا: الهدف الاستراتيجي:
هو هدف بعيد المدى ويأمل النادي أو المجلس أو الاتحاد أن يحققه بعد عدد واضح ومخطط له من سنوات من العمل الجاد وعليه يبنى تأسيس أي نادي فمثلاً لنفترض أن هنالك مجموعة تريد أن تفتح نادي باسم "سعياً للجنان"وذلك بهدف التنظيم لكل عمل خيري قد يخطر ببال الفريق ومجموعة أخرى تريد أن تفتح نادي "الفكر الراقي" بهدف جمع أصحاب الفكر الراقي في جلسات حوارية ينتج منها إصدار كتيب بسيط يشمل مختلف الآراء لمواضيع متنازع عليها خلال سنتين فإنه وبلا شك سيرفض النادي الأول ويقبل الثاني بغض النظر عن علو شأن الفكرتين وذلك لأن هدف النادي الأول هو هدف عام جداً ولا يؤدي المطلوب منه في تحديد وجهته أما إن أعيدت صياغة الهدف وأصبحت مثلاً تكوين جماعة لتحفيظ القرآن وتنظيم المحاضرات الهادفة والتي تسعى إلى إصلاح ظاهرة معينة خلال 3 سنوات وبنسبة 70% صار الهدف واضح تمام الوضوح ونسبة قبوله ارتفعت إلى أكثر من 60%، ويفضل أن لا يزيد الهدف الاستراتيجي عن هدفين.

ثانياً: الأهداف التنفيذية:
وهي أهداف قريبة المدى وتحقيقها يتم في فترات زمنية قصيرة نسبياً بحسب النشاط فمثلاً الهدف التنفيذي مثلاً "سعياً للجنان" الأول هو التواصل مع مؤسسة تحفيظ القرآن الكريم والاجتماع معهم إن أمكن لفهم آلية تكوين جماعة دينية ترمي إلى حفظ القرآن وتنظيم المحاضرات خلال الأيام القليلة المقبلة (وتكون الأهداف التنفيذية عادة أكثر من خمسة أهداف)

ثالثاً: من الأهداف السابقة يتضح تماماً توجه النادي وعادة ما تكون رؤية النادي أو رسالته مضمنة في الأهداف وغالباً ما تفصلها المؤسسات ولا داعي للتفصيل فيها ولكن للعلم فإن الرؤية عبارة عن جملة قصيرة تعبر عن الهدف الاستراتيجي فمثلاً رؤية نادي "الفكر الراقي" تأليف كتاب يضم آراء أصحاب ذوي الفكر الراقي في مواضيع يحددها النادي والرسالة هي الوسيلة التي سينفذ بها الكتاب فمثلاً تجميع أكبر عدد من الآراء لشخصيات إماراتية وعالمية فذة

رابعاً: وهنا حان وقت وضع جدول أعمال وفعاليات السنة الدارسية وهي الأهداف التنفيذية ولكن بشكل مفصل فكل هدف تنفيذي يحمل تفصيلات كثيرة تفيد خلال مرحلة التنفيذ الحقيقية
فمثلاً: الهدف الإعلان عن النادي بعد الحصول على موافقة افتتاح النادي خلال أسبوعين
كم شخص سينفذ:
كم الفترة التي يحتاجها الفريق للتنفيذ:
متى هي أوقات الاجتماعات:
متى سينفذ النشاط وكم مدته:
كم العدد المستهدف:
كيف سيوزع العمل على الأعضاء:
ما هي اللجان المقترحة والتي يؤسسها الفريق للتنفيذ:

خامساً: بعد وضع تفاصيل الخطة تترك الخطة التفصيلية عند الرئيس ونائب الرئيس و أمين السر أو السكرتير وتعطى نسخة أقل تفصيلاً إلى مسؤول الأنشطة في الجامعة ويتم مناقشته فيها للحصول على الموافقة وإن عارض المسؤول أي نشاط فيفضل تعديل الخطة في يومين والعودة إليه حتى يشعر بأهمية النشاط للفريق ويفضل أن يكون العمل نظامي إلى حد بعيد فلا يتأخر الرئيس عن عمله ولا يتواني في تشجيع الفريق وإنهاء أعماله الإدارية في الوقت ذاته وعدم إيصال حالة اليأس التي قد يمر بها للأعضاء

سادساً: بمجرد قبول الخطة البدء في التجهيز لأول نشاط وهو إشهار النادي وأهدافه النبيلة وذلك يتم بعدة طرق فمثلاً: في بعض الحالات يجهز مسؤول الأنشطة يوم للأندية تعرض فيه الأندية المختلفة أهدافها وأنشطتها وذلك لاستقطاب أكبر عدد من الجمهور والأعضاء في بعض الأحيان، أما إن كان المسؤول قد ترك مطلق الحرية للنوادي للإعلان عن نفسها فيفضل أن يقترح نشاط تفضله أكبر شريحة من المجتمع ولذلك لكسب الجمهور فمثلاً عرض منتجات يدوية الصنع يفضلها الجمهور يعلق عليها شعار النادي وهدف ونشاطه المقبل وتخصيص زاوية في الجامعة لعرض فكرة النادي والبدء في أنشطة النادي بعد الإعلان بفترة أسبوعين لكي لا ينسى الجمهور وجود هذا النادي.

لن أطيل أكثر من ذلك وسأذكر التفصيلات الأخرى في المرات المقبلة بإذن الله

أتمنى أن يكون ما كتب سهل الفهم وسهل التطبيق

بالنسبة للموضوع التالي الذي سيطرح تحت أسرار وتفاصيل العمل الطلابي فسيكون

"كيف يوزع الرئيس أدوار العمل وكيف يتعامل مع الشخصيات المختلفة؟؟؟"

وعند هذه المرحلة سيكون النادي أو المجلس الطلابي قد أتم وضع الأهداف نسبياً وبدأ في تشكيل الطاقم الإداري وعندها يقف كل رئيس مجموعة تقريباً عند السؤال المحير

"كيف أنظم الفريق وكيف أوزع المهام بشكل عادل يضمن مصلحة العمل؟؟؟"

على الرئيس أو القائد بمعنى أصح أن يتحلى بصفات معينة حتى يتمكن من معرفة تفاصيل إضافية عن فريق عمله وهنا يفتح الباب للصفات المختلفة وكيف تؤثر كل صفة على اتخاذ قرار ما قد يكون في صالح العمل وفريق العمل أو ضدهما

أولاً: تصفية النية قبل البدء في العمل وإخلاص العمل لله --> السبب: سبب كل نجاح في الدنيا قبل الآخرة

ثانياً: التحلي بطيبة القلب والسلاسة والانسيابية في التعامل --> السبب: (ولو كنت فضاً غليظ القلب لانفضوا من حولك) ولأن طيبة القلب تسهل عليك فهم الآخرين وذلك لأن الأعضاء سيحسون بالأمان مع القائد الطيب القلب وبالتالي سيتصرفون بتلقائية ولكن ليس الجميع!!!

ثالثاً: السرية التامة في أمور معينة والصراحة التامة في أمور أخرى (مثال: إذا سمعت بخبر مفرح فتأكد منه واغتنم الفرصة لإعلانه على الفريق، أما إن سمعت خبراً سيئاً فتحقق من الأمر وإن كان حقيقة فتدارك الأمر وحاول إصلاح الأمر قبل أن يعرفه الجميع وبدون التصريح بالأمر للجميع حتى لا تثير روح اليأس بين الأعضاء وبالأخص في وسط التنفيذ) --> السبب ستنخفض همة الفريق إن كان الخبر ليس صحيحاً وتقل قيمتك عندهم لقلة المصداقية!!!

رابعاً: كن واحداً من فريق عملك واعمل معهم ولا تحسسهم بالدونية أو أنهم أقل منك قيمة --> السبب اقتداءً بالرسول صلى الله عليه وسلم ولأنك ستكتشف الكثير من الأمور التي ستوضح لك الاختلاف بين الشخصيات المختلفة مما سيسهل عليك توزيع المهام مستقبلاً

خامساً: يجب أن يحس الجميع بوجودك بينهم وباهتمامك بهم وكأنه ليس لديك هم إلا كل فرد في فريق عملك ولا تفرق بين المعاملة في وجود الفريق كلهم مجتمعين أو حتى بشكل ثنائيات --> السبب: ستكسب حب الفريق وستتخلص من مشكلة الحساسيات التي قد تنشأ في المستقبل ولا تتجاهل هذا الأمر فكل إنسان يحب أن يشعر باهتمام الناس به

سادساً: حسس كل الذين يعملون معك بشكل فردي أو جماعي بأنهم مميزون ولا أحد يشبههم أبداً في الصفات الرائعة التي يتحلون بها--> السبب: معدل الإنتاجية سترتفع بارتفاع المعنويات

سابعاً: بعد فهم الفريق يأتي توزيع الأدوار الإدارية وحتى التنفذية والتي توزع بشكل فردي على كل الأعضاء، كل ما سبق ذكره من الصفات التي يجب أن يتحلى بها القائد أو الرئيس يجب أن لا تطول أكثر من أسبوعين وإلا تعطل العمل ومازال هنالك الكثير لإنجازه، وأما بالنسبة للتوزيع فيتم كالتالي:

أ. على الرئيس أن يضع قائمة الأدوار الرئيسية ويقترح اسم لكل دور حسب معرفته بالأعضاء ولكن لا تعد هذه القائمة نهائية فيجب أن يدور نقاش بين القائد ونائبه إن وجد وإن لم يوجد بعد فعلى القائد أن يخاطب كل فرد بشكل منفصل ويسأله أسئلة لكي يكتشف اهتمامات الشخص منها وهذه خطوة أو إجراء قبل النهائي

ب. بعد وضع القائمة يمكن للقائد أو الرئيس أن يجري لعبة صغيرة مبتكرة تساعده في فهم الشخصيات وذلك من خلال اطلاعه على شبكة الإنترنت ومحاولته إيجاد بعض الألعاب التي تحتاج إلى عمل الفريق ويراجع بعدها اختياراته للأدوار والأعضاء المرشحين لكل منها

ج. بعد مراجعة قائمة الأدوار على الرئيس أو يزيد في التأكيد بالاستخارة التي يتوجه بها لرب العالمين ويسأله الأفضل لكل منصب ثم يتوكل على الله في الاختيار النهائي

د. بعد الاختيار على القائد أن يعرض الأدوار على الأعضاء وبعد أن تتقرر الأدوار لا يوجد مجال أبداً للتراجع أو التردد فقد أدى الرئيس ما عليه ولا داعي للشك فذلك مضيعة للوقت

هذه التوزيعات هي التوزيعات الإدارية فقط ومنها المناصب التالية: نائب الرئيس، وأمين السر، مسؤول العلاقات، المسؤول الإعلامي، والمسؤول المالي، ومسؤول الأنشطة، ومسؤول التسويق،وضابط القوانين والأنظمة الداخلية بوضعها والاتفاق عليها والخارجية باتباعها وعدم كسرها إلا بالحق

بعد توزيع المناصب والمهام المقترحة لكل منصب يمكن للنادي أن يبدأ في تنفيذ المهام الإدارية قبل البدء في النشاطات الخارجية على مستوى الجامعة أو الكلية وخارجها ومن ضمن المهام الإدارية: إعداد صيغة معتمدة لمحاضر الاجتماعات وجدول المهام، والملف التسويقي، والملف المالي للحسابات المختلفة، وتصور الأنشطة التفصيلية

سبحانك اللهم وبحمدك أشهد أن لا إله إلا أنت أستغفرك وأتوب إليك

كل ما ذكر هنا هو واقع خبرة يحتمل الصواب ويحتمل الخطأ ولذلك فإن وجد أي خطأ أو خلل أرجو المساهمة في التنبيه عليه

شكراً

شكراً للجميع

جزاكم الله خيراً

أمل سالم
مسؤولة الأندية
مجلس طالبات جامعة زايد - دبي

نقلا عن الكاتبة في ملتقى طلبة الامارات