ملخص كتاب إدارة الأولويات: الأهم أولاً | ستيفن كوفي

ملخص الكتاب

المؤلف: ستيفن ر. كوفي (Stephen Covey)

الفكرة الاساسية تتمثل في ضرورة تحديد الاولويات كجزء من فن تنظيم الوقت، ويركز النظام الجديد لتنظيم الوقت على إنجاز المهم من الاشياء أكثر من تلك المستعجلة والاشياء المجهدة اكثر من الاشياء البسيطة، ويستخدم ذلك النظام كمفتاح لادارة الوقت وتحسين مستوى المعيشة.

تكمن الفعالية الحقيقة في الاستعانة بمدأ ثابت يستمد قواعده من خبرات وتجارب أجيال بغرض توفير أفضل السبل لتحسين ورفع مستوى المعيشة. بالطبع لا يهدف تحديد الأولويات إلى مجرد إختصار الطريق للوصول للنجاح العملي وإنما يسعي لجعل الحياة ذات معنى وقيمة وليست مجرد حياة تقودك إلى الشعور بالكفاءة والانجاز، ويعتمد هذا المبدا على المنطقية والتحفيز التي تعمل على دفع الفرد نحو تحقيق اهدافه: أن يحيا، يحب، ويتعلم ثم يخلف ورائه ميراث وتراث ينفع غيره من الاجيال القادمة، ويكمن مفتاح تحقيق هذه الاهداف في البعد عن الخضوع لسيطرة الوقت والاعتماد بدلا من ذلك على البوصلة الداخلية التي توجد داخل كل منا وتحدد له مساراته في الحياة.

____

الساعة والبوصلة

تهدف انظمة ادارة الوقت في المقام الأول إلى زيادة الفاعلية – بمعتي زيادة حجم المهام التي تنجز يوميا – ولكنها لم تمثل بالنسبة لأغلب الناس سوى القدرة على القيام بالكثير من المهام في نفس الوقت وهو الأمر الذي لم يثر اهتمام الكثيرين منهم ولكن جوهر الموضوع يكمن حقيقة في انجاز الأشياء الصحيحة أو المفروض فعلا القيام بها وهي الاشياء التي من شأنها ان تضيف قيمة إلى حياة الانسان ومن ثم تسهم في الارتقاء به ورفع مستوى معيشته. نحن بحاجة إلى نظام جديد لادارة الوقت لايسير فقط وفقاً للساعة الزمنية (الكفاءة) وإنما يركز في المقام الاول على البوصلة الداخلية المتمثلة في الفعالية. فالمطلوب هو نظام جديد يسمح للناس بان يستغلوا الجانب الأكبر من وقتهم وهم بأعلى درجات الكفاءة عند القيام بتلك – .الأشياء التي تحقق لهم الرقي والتقدم إن تضييق الفجوة بين الطريقة التي يقضي فيها الناس اوقاتهم والاشياء الهامة بالنسسية لهم والتي يتحتم عليهم القيام بها من شأنه ان يضيف شكل من أشكال الرقي والتطور على مستوى حياة كل منهم.

_____

المبدأ الرئيسي هو تحويل التركيز إلى الأمور المهمة بدلا منه على الأمور المستعجلة

اقض 20 دقيقة أسبوعيا تسعي خلالها لتحقيق التوافق بين الساعة الوقتية وبوصلتك الداخلية. وبمعنى آخر احرص على أن يكون لك دورة تخطيطة أسبوعية منظمة، تخطط فيها لأنشطة أسبوع قادم. ستضمن لك تلك العملية البسيطة تنفيذ المهام التي تعتبرها اكثر اهمية وعدم إغفالها اثناء تنفيذ الانشطة السريعة المستعجلة التي تطرا عليك يوميا.

تبادل المنافع

يتسم نظام الجيل الرابع لادارة الوقت بأنه يوفر لمؤسسات الأعمال الاسلوب الامثل للتحول من مجرد مؤسسات نموذجية إلى مؤسسات عالية الاداء من خلال تأسيس وحدات اقتصادية تتبادل المنافع فيما بينها كما يتفرد هذا النظام برؤية تؤمن بأن الاتصال والتواصل مع الآخرين هو جوهر النظام الفعال لادارة الوقت، كذلك ياخذ هذا النظام في الاعتبار الفروق الفردية بين الأفراد بعضهم وبعض ومن ثم تتقدم المنظمة ككل بصورة اكثر فعالية من تقدم الافراد كل على حدة ولا يسعي نظام تبادل المنفعة فقط إلى توحيد أو تركيز جهود كل فرد داخل المؤسسة، لكن ايضا يهدف لايجاد تحالفات استراتيجية نافعة يعين المؤسسة – ككل وأي مؤسسة أخرى تقسيم اوقات الافراد العاملين في المؤسسات النموذجية يكون كالاتي:

الساعة والبوصلة

الفكرة الرئيسية اعتمدت انظمة ادارة الوقت على مبدأ زيادة الفاعلية -بمعنى زيادة حجم المهام التي تنجز يوميا – ولكن بالنسبية الغالبية الناس ، لا تمثل القدرة على القيام بالكثير من المهام في نفس الوقت المشكل الأكبر. ويكمن جوهر الموضوع في إنجاز الأشياء الصحيحة في الوقت المناسب تلك هي القضية الحقيقية التي يمكن أن تضيف قيمة إلى حياة الانسان وتسهم في الارتقاء بمستوى معيشته.

نحن في حاجة إلى نظام جديد لإدارة الوقت لا يقتصر فقط على التوافق مع الساعة الوقتية (أي الكفاءة) وإنما يعمل أيضا في توافق وانسجام مع البوصلة الداخلية لكل منا (أي الفعالية). فالمطلوب وضع نظام جديد يسمح للناس بأن يقضوا أوقاتهم في العمل بكفاءة للقيام بتلك الأشياء الهامة التي يمكن أن تحقق الرقي والتقدم لحياتهم. إن تضييق الفجوة بين الطريقة التي يقضي بها الناس اوقاتهم وبين الاشياء الهامة بالنسبة لهم يمكن إضفاء شكل من أشكال التحسين والتطور والرقي لنوعية الحياة التي يحبونها إلى حد بعيد.

الافكار المساندة غالبا ما تنشأ فجوة لدى الكثيرين بين البوصلة والساعة – أو بمعنى ما هو المهم أن ينجز وبين كيفية إنجاز العمل.

برنامج الجيل الرابع لادارة الوقت كيفية تحديد الأولويات

أولا سؤال ميدائي ما هي الاولويات ؟ وكيف نضعها ؟ يرکز برنامج الجیل الرابع علی الإلمام بالمبادئ الحقيقية والتي يری أغلب الناس بأنها تحدد سبل الارتقاء بنوعية الحياة، وترجمة تلك المبادئ إلى إسلوب يومي الحياة، بمعنى، أن تعيش حياة تتوافق مع أكثر المبادئ التي تتحمس لها.

هنالك قدر من التوازن والتعاون بين الاحتياجات الأربعة المنفصلة. وإذا ما حمد بك شكل من أشكال التلاقي بين هذه الاحتياجات الاربعة كما في الشكل الموضح:

طريقة تحقيق المبادى الأريعة:

يأخذ برنامج الجيل الرابع لادارة الوقت في الاعتبار فكرة أن اشباع تلك الاحتياجات الأربعة ليس هو المهم في حد ذاته، لكن الأهم هي الطريقة التي تمتلكها لاشباع تلك الاحتياجات. فليس هنالك معنى للإنجاز إذا لم تحترم العملية التي من خلالها تصل إلى الوفاء بتلك الاحتياجات. يتحقق الرقي بمستوى حياة الفرد فقط عندما يعيش حياة تتلائم مع الخصائص والمسمات الشخصية التي شكلت اساس كل فرد أو مجتمع عظيم على مر التاريخ متجاوزاً بذلك حدود القيم والممارسات أو القوانين التي تتشكل جوهر السعادة ونوعية الحياة المعاشة.

من أمثلة تلك المبادئ قوانين مثل قوانين – الحصاد – أن تحصد ما زرعت على المدى البعيد – الاقتصاد ، الصناعة، الثقة، التوفير يفرض إشباع احتياجات مستقبلية، الاعتماد على النفس، التعاون ومساعدة الآخرين …الخ.

 إمكانيات المواهب الإنسانية الأربعة:

يتميز الإنسان عن الحيوان بالعقل، ومن ثم نجد لديه القدرة على تحديد نوعية الاستجابة لأي محفز يتعرض له (قانون بافيلوف لتحفيز والاستجابة). المواهبية الطبيعية التي تؤثر فى الاستجابات هي:

1- الوعي الذاتي: القدرة على التفكير في الكيفية التي تفكر بها فيما نقوم به من أشياء.

2- الضمير : نظام الارشاد الداخلي الذي يربطنا بحكمة السنين والقلب.

3- الارادة الحرة: القدرة على العمل في أي موقف بغض النظر عن اراء واختيارات الأخرين

4- التخيل الإبداعي: القدرة على تخيل الشيء ذهنيا قبل تحقيقه واقعيا.

تظهر أهمية كل واحدة من تلك المواهب في كونها ضرورية لتحقيق الرقي في الحياة. وعندما تتحد، يمكن أن توجد تعاونا مع قوى إضافية أخرى والتي تقود الإنسان إلى تحقيق إنجاز عظيم.

يستثمر برنامج الجيل الرابع الفعال لإدارة الوقت تلك المواهب الأربع.

أساس التمييز بين المهم والمستعجل

لكون، هنالك اختلاف حيوي يجن الفاعلية والكفاءة. ويقوم برنامج الجيل الرابع لإدارة الوقت على هدف قضاء معظم الأوقات في أداء أكثر الأنشطة أهمية وهو أنشطة المربع رقم 02 في الرسم التوضيحي السابق.

فالتركيز على انشطة المربع رقم 02 يحمل سر الفاعلية الذاتية ويشكل الأساس المهم لبرنامج الجيل الرابع لإدارة الوقت.

كما تعمل انشطة المربع رقم 02 على تطوير نوعية الحياة بصورة ملحوظة، وتؤثر بشدة على تقنيات كافة الانشطة. والاشخاص الاكثر فاعلية لا يقومون فقط بنفس الأشياء بصورة مختلفة ولكنهم يقومون أيضا بأشياء مختلفة ومتنوعة.

المبدأ الرئيسي هو تحويل التركيز إلى الأمور المهمة بدلا منه على الأمور المستعجلة

اقض دقيقة أسبوعيا لتطابق المساعة مع يوصلتلك الرئيسية. بمعنى أخر أجمل لتك دورة تخطيط أسبوعي متظمة، تختلط فيها الأنشطة الأسبوع القادم تضمن تلك العملية البسيطة للك تنفيذ الأشياء التي تعتبرها أكثر أهمية وعدم ضياعها أثناء تنفيذ الأنشطة السريعة المستعجلة التي تطرأ عليك يوسيا. ويجب أن تتبع دورة التخطيط الأسبوعية المتتالية الأتيه:

الافكار المساندة تسهم دورة التخطيط الأسبوعي كبديل عن التخطيط اليومي في اكسابك رؤية تمكنك من تحديد كل ما هو عاجل وما هو هام.

تعريف كافة الأدوار

يلتزم كل منا بلعب العديد من الأدوار – تلك هي المسئوليات التي نحملها على عاتقنا والنتيجة الطبيعية لكونك تعيش حياة طبيعية متوازنة.

أمثلة لبعض الأدوار: نائب رئيس شركتك، زوج، أب، أخ، مدير البحوث، مفكر مبدع. مدير منزل، أم ، رئيس مؤسية PTA الخ….. عادة ما يشعر الأفراد بالكثير من الاحباطات إذا ما نجحوا في اداء أحد الأدوار، وفشلوا في باقي الأدوار المنوطة بهم.

إعداد الشخص ليتعامل بثبات مع حظات الاختيار التى قد تصادفه خلال الأسبوع المقبل

الهدف اليومي الآن هو أن تعيش الخطة وتقضي يومك كما خططت له لكي تقوم بهذا الالتزام عليك بإتباع الأتي:

1 – خذ عدة لحظات كل صباح لتراجع جدول اعمال اليوم

2- حدد أولوياتك في هذا اليوم

3- صنف اعمالك بين الانشطة التي تحتاج إلى وقت وغيرها من الانشطة وقم اثناء اليوم تعامل برضا مع أي أمور غير متوقعة قد تفرض نفسها عليك في اشكال متعددة. وأنت تحتاج إلى أن تقف عند كل قرار وتسأل نفسك:

ما هي افضل سبل استغلال وقتي في هذا الحين ؟

ما هو أفضل شيء يمكن أن أقوم به الآن ؟

فبمجرد أن المسأل نفسك تلك الأسئلة، قف واستمع إلى ضميرك. عندما يقترح عليك صوتك الداخلي، أنه يجب أن تستغل تلك الفرصة غير المتوقعة

تبادل المنافع

كما يتفرد هذا النطام برؤية تؤمن بأن الاتصال والتواصل مع الأخرين هو جوهر النظام الفعال لإدارة الوقت، كذلك يأخذ هذا النظام في الاعتبار الفروق الفردية بين الأفراد بعضهم وبعض ومن ثم تتقدم المنظمة ككل بصورة اكثر فعالية من تقدم الافراد كل على حدة.

لا يسعى نظام تبادل المنفعة فقط إلى توحيد أو تركيز جهود كل فرع داخل المؤسسة، لكن أيضا يهدف لايجاد تحالفات استراتيجية نافعة بين المؤسسة ككل وأي مؤسسة أخرى.

المصدر