حدد علماء الإدارة معايير لوضع الأولويات كما أوضح ماريون منها أن الأنشطة لا يمكن أن تتساوى في الأهمية مع بعضها البعض. فهناك مهام يجب القيام بها وأخرى ينبغي القيام بها وأخرى من الممكن تأجيلها وأخرى لا ترتبط بالأهداف وأخرى من الممكن تفويضها لشخص آخر. فالمعايير تتبع قرار من المدير كما قال ماريون ثم مقارنة بين الأهم والمهم ثم تحديد الوقت اللازم. فلا يمكن الاستزادة من الوقت إلا انه من الممكن إدارته لذا ينبغي مراعاة مهارة تحديد الأولويات(28-31). وحول سؤال عن لماذا قلّت قدرتنا على إدارة الوقت يجيب الدكتور عبد الفتاح أن الناس ترغب في أداء الأعمال التي تستنفذ وقتاً قصيراً قبل تلك التي تتطلب وقتاً طويلاً لإنجازها أي البدء بالأسهل وليس البدء بالأولى(26). ندرك من ما تقدم أهمية وضوح وتحديد الأولويات لذا ركّـز اليكساندر في كتابه "أساسيات إدارة الوقت" على أهمية تعيين الفرق بين الكفاءة والفاعلية. يقول اليكساندر أن "علم إدارة الوقت يقدر الفاعلية Effectiveness أكثر من تقديره للكفاءة Efficiency, تدل الكفاءة على مدى جودة ما تصنع أما الفاعلية فتدل على ما إذا كان يجب عمل هذه الأشياء أم لا وكما قال بيتر دراكر إن عمل الأشياء الصحيحة أفضل من عمل الأشياء بطريقة صحيحة"(48). وفي دراسة ميدانية أجراها الجريسي عن إدارة الوقت في القطاع الصناعي السعودي الخاص, كان من نتائج هذه الدراسة أن عدم تحديد الأولويات والأهداف وعدم وجود تنظيم فعّال للعمل أهم مضيعات الوقت(186).
إذن تحديد الأولويات والأهداف هو الذي يُحدد إن كان هناك إدارة للوقت أم لا فهما بمثابة المقياس والمعيار.
يمكن تقسيم المهام من حيث الأولويات إلى أربع أقسام 1 مهم وعاجل 2 مهم غير عاجل 3 غير مهم عاجل 4 غير مهم غير عاجل