- عملية الإعداد للاجتماع عامل فاعل في نجاحه أو فشله .. وعلى القائمين على الاجتماع مراعاة ضرورة الاجتماع والوقت والمكان المناسب لانعقاده ، وانتقاء أنسب المشاركين فيه عددا ومهارة ، وتحديد جدول الأعمال بدقة

- عملية الإعداد للاجتماع عامل فاعل في نجاحه أو فشله .. وعلى القائمين على الاجتماع مراعاة ضرورة الاجتماع والوقت والمكان المناسب لانعقاده ، وانتقاء أنسب المشاركين فيه عددا ومهارة ، وتحديد جدول الأعمال بدقة
- التزام أدب الحوار وحسن إدارة الوقت وحفظ النظام ضرورة وتحديد الأهداف بدقة أهم عناصر نجاح الاجتماع
- المدير الناجح هو الذي يقود الاجتماعات لاتخاذ قرارات دون اللجوء للتصويت ، حيث يكون فيها إجماع أو شبه إجماع من قبل المشاركين ويعالج الخلاف في الرأي بين الأعضاء برفق وحزم
- على المدير الناجح تفعيل الاجتماع ، وكسر حدة الروتين بتغيير وقت ومكان الاجتماع وجدول الأعمال وطريقة النقاش وأساليب التشويق ونوعية التوجيه وطبيعة جلسة الاجتماع
- كثرة الاجتماعات قد تكون دليلا على ضعف ثقة المدير بنفسه وعجزه عن حل المشكلات بمفرده
- النجاح الحقيقي لمدير الاجتماع وللأعضاء يكمن في تحقيق الأهداف ،مع حفظ قلوب الآخرين ومشاورتهم واستيعابهم وتهدئة الغاضب منهم
- تقويم الاجتماعات وقياس درجة فعاليتها ضرورة في التنبيه إلى الأخطاء والسلبيات ومحاولة علاجها ، حتى لا تتكرر في اجتماعات لاحقة
- لا قيمة للاجتماع إن لم تنفذ قراراته وتؤدى تكاليفه ، وعلى المدير متابعة التنفيذ ومحاسبة الأعضاء في الاجتماع اللاحق عن مدي التزامهم بالتكاليف السابقة
- الخروج عن الموضوع ، الإعداد ، الاجتماع غير المنتج واللامبالاة، وضعف المشاركة: أهم المشكلات التي تزعج مديري الاجتماع
_____________________________
الاجتماعات من الوسائل الهامة لإدارة الأعمال ولإنجاز المهام بنجاح وفعالية ، خاصة إذا تم الإعداد الجيد لها ، وتمت إدارتها بمهارة ، وتم استخلاص نتائج محددة ووصايا يتم تنفيذها تؤدي لإحداث آثار إيجابية على العمل وعلى المؤسسة بصفة عامة ، وعلى قدرتها على تحقيق أهدافها بفعالية واقتدار .
ولقد كثر الحديث عن الاجتماعات وآثارها الإدارية والنفسية والاجتماعية، بل والصحية أيضا، وما قد تؤدي إليه من آثار إيجابية أو سلبية، على أساس كيفية إدارة هذه الاجتماعات، فهذه مهارة تحتاج إلى الانتباه للعديد من الفنون والقواعد والمبادئ ، سواء كان ذلك قبل الاجتماع أو أثناءه أو بعد الانتهاء منه، حيث تعد مرحلة ما قبل الاجتماع مرحلة مهمة لنجاح أي اجتماع، فبمقدار التخطيط والإعداد الجيد للاجتماع يكون نجاحه والعكس صحيح.
كما تعد إدارة جلسة الاجتماع من المراحل المهمة في إدارة الاجتماعات .
وأكبر الأخطاء وأكثرها إنما تقع في جلسة الاجتماع ، على أنه لا يمكن أن يعد الاجتماع ناجحا بمجرد الانتهاء من جلسة الاجتماع ، بل إن هناك مجموعة من الوصايا تعقب الاجتماع حتى تنجح هذه الاجتماعات في تحقيق أهدافها.
وجدير بالذكر أن رئيس الاجتماع قد تواجهه بعض المشكلات التي قد تؤدي إلى عرقلة تحقيق الاجتماعات للأهداف التي عقدت من أجلها، كذلك كثيرا ما يخرج الأعضاء وهم يشتكون من طول الاجتماع ، أو سوء إدارته ، أو كثرة الأحاديث الجانبية أو كثرة الجدل بدون جدوى ... إلخ .
ويحاول هذا الكتاب تقديم العديد من الوصايا والمهارات الرئيسة في إدارة الاجتماعات، ويقوم بتوزيعها كالآتي :
ثمان وصايا ومهارات قبل الاجتماع، ثلاث وخمسون وصية ومهارة أثناء انعقاد الاجتماع ، وخمس وصايا ومهارات بعد الانتهاء من الاجتماع .
ويقوم المؤلف بعرض لأهم المشكلات التي تواجه الاجتماعات ، وكيفية علاجها والتعامل معها ، والتغلب عليها للوصول إلى اجتماع ناجح وفعال ، قادر على تحقيق الأهداف المنوطة به.

وينقسم هذا الكتاب إلى أربعة فصول:
الفصل الأول : قبل الاجتماع وصايا ومهارات: ويتحدث عن ثمان وصايا ومهارات قبل الاجتماع، كما يتحدث عن عشر وسائل لجعل الأعضاء يقرؤون البريد المرسل إليهم عن الاجتماع قبل انعقاده ، ويتحدث أيضا عن خمس عشرة طريقة لجعل الأعضاء يحضرون في الوقت المحدد .

الفصل الثاني: في قاعة الاجتماع /وصايا ومهارات : ويتناول المؤلف ثلاثا وخمسين وصية ومهارة في قاعة الاجتماع ، كما يتناول خمس عشرة طريقة لتكون فهما خلال الاجتماع ، وإحدى عشرة طريقة لتهدئة شخص غاضب .

الفصل الثالث: بعد الاجتماع /وصايا ومهارات: ويعرض المؤلف لخمس وصايا ومهارات بعد الاجتماع ، كما يعرض لسبع وسائل لجعل الأعضاء يقومون بالمتابعة بعد انفضاض الاجتماع .

الفصل الرابع: الاجتماعات مشكلات وحلول : ويتناول المؤلف بالشرح مشكلات الاجتماعات ، كما يقدم الحلول والعلاج لها، كما يقدم تمرينا للمواقف الصعبة التي قد تحدث في الاجتماعات وكيفية مواجهتها، كما يقدم إجابات مقترحة لهذا التمرين.

الفصل الأول
قبل الاجتماع ( وصايا ومهارات )
يؤكد المؤلف في هذا الفصل على أهمية الإعداد والتخطيط للاجتماع قبل عقده ، حيث تعد عملية الإعداد عاملا فاعلا في نجاح الاجتماع أو فشله . ولهذا يقدم المؤلف مجموعة من الوصايا التي ينبغي على القائمين على الاجتماع الانتباه لها قبل بدء الاجتماع وهي :
1 - تأكد أن الاجتماع ضروري : إن إنجازبعض الأعمال لا يحتاج إلى اجتماعات ، وقد تعقد بعض الاجتماعات ؛ وما كان يجب أن تعقد، ولهذا فمن المفيد التفكير في الهدف من عقد الاجتماع والهدف المراد الوصول إليه، والتفكير فيما إذا كان الاجتماع هو خير وسيلة لتحقيق هذا الهدف أم لا ؟ وهل هناك بدائل أخرى تغني عن عقد الاجتماع مثل عقد اتصالات هاتفية أو كتابة مذكرة ... إلخ. أم إن عقد الاجتماع أمر مهم وضروري لتحقيق الهدف المراد تحقيقه .
2 - اختيار أفضل الأوقات : حيث تفشل بعض الاجتماعات بسبب انعقادها بعد زمن طويل من وقوع الحدث المعني ، أو لأن زمن الاجتماع وقع في يوم أو وقت غير مناسب .
3 - انتقاء أنسب المشاركين : حيث يفضل أن يكون عدد المجتمعين أقل ما يمكن ؛ لأنه إذاكثر الأعضاء فستكثر الآراء وستتعدد البدائل ، مما قد يوقع متخذ القرار في حيرة ، وربما يؤدي ذلك إلى تعقيد المشكلة بدلا من حلها، كما أن كثرة العدد قد لا تتيح لكل عضو الوقت الكافي لعرض وجهة نظره ؛ لأن الاجتماع سيطول وقته كثير ا، وهذا يؤدي إلى بتر الآراء وعدم اكتمالها، وكلما زاد العدد كثرت النقاشات الجانبية والهامشية غير المهمة .
ويؤكدالمؤلف أنه إذا كان الهدف من الاجتماع هو الحصول على معلومات أو اقتراحات أو آراء ، فعندئذ لا بأس من زيادة العدد، بينما الاجتماع الذي يتم فيه اتخاذ قرار لا يستحسن فيه العدد الكبير . وعموما فإن حجم الاجتماع المثالي يتراوح بين خمسة وسبعة أفراد .
كما يؤكد المؤلف على أهمية اختيارأنسب العناصر من الأعضاء المشاركين في الاجتماع ليتحقق بذلك الهدف من الاجتماع ، فإذا كان الهدف حل مشكلة معينة فلا بد من حضور من لديهم المعرفة اللازمة لحل هذه المشكلة . وإذا كان الهدف هو اتخاذ قرار معين فلا بد من إشراك من تقع عليه مسؤولية هذا القرار، وإذا كان الهدف من الاجتماع هو توصيل معلومات محددة لبعض الأشخاص أو الإدارات فمن المهم اشتراك هؤلاء في الاجتماع ليحيطوا علما بهذه المعلومات .
كما يحرص المؤلف على توضيح أهمية تقارب وتفاهم المشاركين في الاجتماع، أي أهمية اختيار أعضاء ليس بينهم اختلاف شديد أو تنافر بقدر الإمكان؛ لأن ذلك يجعل الاجتماع غير مناسب ولا يستطيع أن يحقق أهدافه نتيجة الصراع والتباين بين الأعضاء ولهذا ينبغي النظر في نفسيات الأعضاء ، وهو ما يسمي بسيكولوجية الأفراد في الاجتماعات ، فهناك أنواع وأنماط مختلفة للأعضاء بعضها نافع وبعضها ضار ، كما يؤكد المؤلف على أهمية اختيار المشاركين الذين ليس بينهم مصالح متضاربة أو متشابكة.
4 - تنظيم مكان الاجتماع : ويوضح المؤلف أهمية تنظيم قاعة الاجتماعات وتحضير جميع الأدوات والمعدات اللازمة للاجتماع مسبقا، كما يجب أن يتناسب ترتيب قاعة الاجتماعات مع نوع الاجتماع . وبصفة عامة يجب أن تتوفر للمجتمعين إمكانية رؤية بعضهم بعضا عند تبادلهم للحديث والنقاش ، وتكون المائدة المستديرة مفضلة في حالة الاجتماعات الخاصة بحل المشكلات واتخاذ القرارات .
5 - تنظيم جدول الأعمال: ويقصد به ترتيب الموضوعات التي ستبحث في الاجتماع بطريقة مناسبة، ويشتمل جدول الأعمال على الموضوعات التي سيناقشها الأعضاء ، مع مراعاة ترتيبها وتناسبها مع الوقت المحدد للاجتماع ، ومراعاة توزيع وقت الاجتماع على هذه الموضوعات على حسب أهميتها ودرجة تعقدها ويفضل أن يتسم جدول الأعمال بالآتي :
الموضوع التام ، الاختصار والتجديد الجيد للموضوعات، والتوازن مع الوقت المحدد ، والصيغة السهلة البسيطة.

ويؤكد المؤلف على أن المشكلة الرئيسة في تحضير جدول الأعمال تتمثل في كيفية تنظيم وترتيب الموضوعات حسب أولويتها، فهل يبدأ الاجتماع بالموضوعات الرئيسية ، أو الهامة ، أو الثانوية ، أو الأقل أهمية؟
ويعرض المؤلف لاستراتيجية "جيدة" في تنظيم جدول الأعمال تسمي "جدول أعمال الجرس"، وقد سميت بهذا الاسم نظرا لترتيب موضوعات جدول الأعمال بطريقة تشبه الجرس ، فيتم في بداية الاجتماع الإعلان عن بعض الأمور الثانوية البسيطة، وذلك لتحفيز المشاركين على تناول ومناقشة الموضوعات الأكثر صعوبة ، ثم تناول الموضوعات المتوسطة الصعوبة كمقدمة لمناقشة الموضوعات الأكثر صعوبة، والتي تتركز في منتصف الاجتماع ، وتهدف الموضوعات الصعبة إلى الوصول إلى قرارات أو توصيات محددة ، ثم في المراحل الأخيرة من الاجتماع تتم مناقشة موضوعات معينة لمجرد المناقشة والتركيز على بعض النواحي الثانوية التي يفترض أن يختم بها الاجتماع .
ويبرز المؤلف أهمية اشتمال جدول الأعمال على عشر نقاط أساسية وهي : اسم الجهة التي ستعقد الاجتماع ، وتاريخ الانعقاد وساعته ، والمشاركون في الاجتماع، ومكان الاجتماع، والموضوعات التي سيتم مناقشتها، وتحديد المسؤول عن كل نقطة أو موضوع ، والوقت المقترح لكل نقطة ، والتقارير والأبحاث والموضوعات التي ينبغي مراجعتها ، والاطلاع عليها قبل الاجتماع ، ثم ما يستجد من أعمال .

6 - خطط للاجتماع : ويؤكد المؤلف أن أي اجتماع يتم عقده دون تخطيط يكون معرضا للفشل بصورة كبيرة .
7 - اجعل الأعضاء يقرؤون البريد المرسل إليهم عن الاجتماع قبل انعقاده: وذلك لأهمية ذلك قبل حضورهم للاجتماع ؛ حتى يحفزهم للاستعداد لحضور الاجتماع .
8 - اجعل الأعضاء يحضرون في الوقت المحدد: حيث إن الحضور في الميعاد المحدد أمر هام جدا ، ولا بد من الالتزام به ، وإلا سيتسبب ذلك في ضياع أوقات المشاركين في الاجتماع .

- ويعرض المؤلف عشر وسائل لجعل الأعضاء يقرؤون البريد المرسل إليهم عن الاجتماع قبل انعقاده:
أولها: إرسال البريد الذي يجب قراءته قبل الاجتماع .
ثانيها: تلخيص الوثائق المطولة حتى يكون البريد ملما سهل القراءة وسريعا.
ثالثا: ترك مساحات واسعة بين العناوين .
رابعا: ترك مسافة مزدوجة بين الأسطر .
خامسا: أهمية تحديد الصفحات المرسلة إلى أعضاء المجموعة بصفحة واحدة .
سادسا: تنويع النماذج المستعملة ولون الورق وشكل الطباعة.
سابعا: اجعل المراسلات تتخذ السمة الشخصية.
ثامنا: وضع إشارات على الموضوعات والعناوين الرئيسة لتسهيل القراءة .
تاسعا: السماح ببعض الوقت في بداية الاجتماع ليتمكن الأعضاء من مراجعة الوثائق التي بين أيديهم .
عاشرا: تلخيص الوثائق المهمة للأعضاء .

كما يعرض المؤلف لخمس عشرة طريقة لجعل الأعضاء يحضرون في الموعد المحدد وهي:
تذكير المشاركين بأهمية الوقت ، وضرورة الالتزام بالموعد، وضع تحديد لزمن الاجتماع في أوقات لافتة للانتباه مثل من الساعة 10.15 : 11، البدء في الاجتماع في الوقت المحدد، وعدم انتظار الغائبين، أو المتأخرين ، إغلاق الباب عندما يبدأ الاجتماع ، وضع أهم النقاط على رأس جدول الأعمال، وضع الموضوعات التي لها أهمية خاصة عند المتأخرين في بداية جدول الأعمال ، اطلب المساعدة من سكرتيري مدمن التأخير للمساعدة في تذكيرهم بالموعد، والتحدث مع المخالفين بصفة خاصة، ولفت نظرهم إلى أهمية تزويد الأعضاء بمعلومات عن جدول الأعمال ، مع أهمية عقد الاجتماع في المكان والزمان الأكثر ملاءمة للأعضاء ، والقيام بتجهيز مكان جذاب للاجتماع، وتقديم طعام وشراب مناسبين خلال فترات الراحة ، ذكر أسماء الغائبين في محاضر الجلسة، والقيام باستبدال الذين يتكرر غيابهم .

الفصل الثاني
في قاعة الاجتماع وصايا ومهارات
يناقش المؤلف في هذا الفصل أهمية هذه المرحلة من مراحل عقد الاجتماعات، وتأثيرها الهام على نجاح الاجتماعات في تحقيقها للهدف منها، وذلك إذا تمت إدارة جلسة الاجتماع إدارة صحيحة، وتم تلافي الأخطاء والمشكلات التي قد تحدث في أثنائه، ولهذا يقدم المؤلف عددا كبيرا من الوصايا والمهارات الهامة، والتي ينبغي للرئيس وللأعضاء الانتباه لها حتى يتحقق الهدف من الاجتماع بأقصر وقت وأكبر جودة ممكنة، وهذه الوصايا تتمثل في الآتي:
1 - الافتتاح بحمد الله والثناء عليه.
2 - الترحيب بالمشاركين ثم إلقاء كلمة توجيهية إرشادية لتهيئة المشاركين لمبدأ الاجتماع.
3 - التذكير بأدب الحوار والنقاش ومنها حسن اختيار الكلمات، وعدم تجريح الأخرىن، والتكلم بالخير والصواب، ويحسن التذكير بهذه المعاني إذا اشتد الحوار وساءت الألفاظ، وخرج الأعضاء عن الحدود.
4 - حفظ الوقت وحسن إدارته، وهذا يعد من أهم مهام رئيس الاجتماع.
5 - البدء بجلسة الاجتماع في الموعد المحدد، وعدم تأخيرها عن موعدها.
6 - شرح أهداف الاجتماع، وذلك في بداية الاجتماع.
7 - الالتزام بموضوع النقاش وعدم التطرق إلى موضوعات جانبية هامشية.
8 - الالتزام بموضوعات وبنود جدول الأعمال وعدم إدخال موضوعات جديدة عليه.
9 - عدم الانتقال من الموضوع المطروح للحوار إلى موضوع آخر حتى يتم اتخاذ قرار فيه.
10 - حفظ النظام بحيث لا يطرح الاقتراح واحد ولا يتكلم إلا عضو واحد في نفس الوقت وذلك لمنع التداخل في المناقشات.
11 - حسن الاستماع، حيث إن القدرة على الاستماع من أهم الصفات التي ينبغي أن يتصف بها رئيس الاجتماع وأعضاؤه، كما أنه من المفيد قيام الرئيس بكتابة النقاط التي يثيرها كل متكلم ويقوم بتلخيصها للأعضاء، فهذا يساعدهم على تتبع مراحل المناقشة.
12 - لا تلجأ للتصويت إلا في أضيق الحدود، حيث إن المدير الناجح هو الذي يقود الاجتماعات لاتخاذ قرارات دون اللجوء للتصويت، حيث يكون فيها إجماع أو شبه إجماع من قبل المجتمعين.
13 - عالج الاختلاف وفض الاشتباك، وذلك لكيلا يصل الاجتماع إلى طريق مسدود، ويؤكد المؤلف على أن الاختلاف أمر طبيعي، ومطلوب وهو لصالح الاجتماعات، وأنه ليس الخطأ في الاختلاف، وإنما في طبيعة التعامل مع هذا الاختلاف.
14 - لا تسمح بسيطرة فرد وهيمنته على الاجتماع.
15 - راقب انعدام الانتباه فإذا صدرت إشارات بين المجتمعين تدل على فقدانهم الاهتمام بالاجتماع، فلابد من العمل على إحداث بعض التغييرات في طريقة سير الاجتماع حتى يتم جذب انتباههم مرة أخرى.
16 - كن مثالا للخلق الكريم وللسلوك المساعد أو المؤيد، وذلك بعدم إحراج أي من الأعضاء أو الحط من شأنه أمام الآخرين أو تسفيه آرائه، بل من المفيد شكر المتحدث على مشاركته.
17 - عالج النزاع والتعارض عن طريق تعميق التفاهم بين الأعضاء وتحديد النقاط المتفق عليها في مقترحاتهم وإشراك غيرهم من الأعضاء للتقدم بمزيد من الأفكار البديلة.
18 - يحسن برئيس الاجتماع أن لا يتصدر الحديث، بل عليه أن يشجع الأعضاء على الحديث ثم بعد الانتهاء من الحوار يبدي الرئيس وجهة نظره في الموضوع حتى لا يؤثر رأيه على آراء الأعضاء.
19 - تقبل النقد في الاجتماع: فعلى الرئيس والأعضاء أن تتسع صدورهم لذلك.
20 - تشجيع الأعضاء الذين لا يشاركون في النقاش حتى يشاركوا فيه.
21 - الحفاظ على الجو الاجتماعي المرح خلال النقاش حتى لا يصاب الأعضاء بالملل.
22 - دع الأعضاء يأخذون حريتهم، وذلك في الراحة والجلوس والوقوف، وعدم تقييدهم ببعض الشكليات، حيث إنهم في اجتماع وليسو في ثكنة عسكرية.
23 - إثراء النقاش، حيث يجدر بالرئيس إثراء الاجتماع بأفكار جديدة وآراء مناسبة تساعد على تحفيزهم وتوجيه تفكيرهم نحو الهدف الأساسي.
24 - العدل في توزيع النقاش، بحيث يحصل كل عضو على وقت مناسب يستطيع فيه أن يناقش ويبدي آراءه واقتراحاته، ولا ينبغي أن يحصر النقاش في بعض الأعضاء دون الآخرين.
25 - الاتفاق على الإجراءات، حيث إنه من المفيد أن يتفق الرئيس مع الأعضاء على كيفية إدارة الاجتماع، وعلى الإجراءات التي ستتبع فيه، ومن ثم يلتزم الجميع بهذا الأمر.
26 - الحزم وعدم التسيب في إدارة الاجتماعات، فقط يضطر الرئيس أحيانا أن يقسو، وأن يحزم في الموضوع ويوقف النقاش وذلك حتى يتم ضبط الاجتماع.
27 - أن يحسن الرئيس فن التعامل مع الأعضاء، حيث ينبغي أن يراعي نفسياتهم، ولا يجرح مشاعرهم كما ينبغي أن يتعامل مع كل نوع من الأعضاء بالطريقة التي تناسبه.
28 - إيقاف النقاش إذا تكررت المعاني، حيث إن تكرار المعاني والاقتراحات يدل على أن الموضوع قد أشبع نقاشا وآن أوان اتخاذ القرار بشأنه وليس للمشاركين إضافة تستحق الاستماع.
29 - تجنب الاستعلاء والتسلط من جانب رئيس الاجتماع.
30 - الابتعاد عن المجادلة.
31 - الاختصار فعلى الرئيس ألا يستطرد في الحديث ويستأثر بوقت الاجتماع، بل علىه الاختصار.
32 - الانتباه، حيث ينبغي على الرئيس أن ينتظر حتى يتحقق الهدوء ثم يبدأ الحديث.
33 - الارتجال، حيث يلاحظ أن الحديث بدون قراءة من الأوراق يجذب الانتباه لذا يفضل بقدر الإمكان أن يبتعد المتحدث عن القراءة المطولة من الأوراق أو المذكرات، وفي حالة الحديث المطول يفضل الاعتماد على نقاط صغيرة معدة سلفا في ورقة يتحدث على ضوئها العضو.
34 - الاستيعاب، فالنجاح في الحديث وإقناع الأعضاء يعتمد على الإلمام بالموضوع، لذا يجب ألا يطلب أحد فرصة الحديث إلا إذا تأكد من فهمه للموضوع واستيعاب جميع جوانبه.
35 - البروتوكول، حيث يجب على رئيس الاجتماع مراعاة البروتوكول عند توزيع الفرص للحديث أو عند ذكر أسماء الأعضاء الحاجزين.
36 - تنظيف الطاولة، فلا ينبغي أن يترك الرئيس والأعضاء أي ورقة خلفهم بعد انتهاء الاجتماع.
37 - محضر الاجتماع فلابد من كتابة محضر للاجتماع بحيث يكون دقيق ا واضح ا شاملا مختصر ا يسجل فيه القرارات والتوصيات والملاحظات الهامة، بالإضافة إلى وقت ومكان الاجتماع وعدد الحضور وأسمائهم، والإجراءات التنفيذية لكل قرار وتاريخ الانتهاء من إنجاز كل قرار، ثم مكان وتاريخ الاجتماع القادم.
38 - الاقتصاد فمن المفيد تخفيض التكلفة المالية بقدر الإمكان في الاجتماعات.
39 - المقاطعة فينبغي ألا يقاطع الاجتماع إلا للضرورة القصوى، ومن أمثلة ذلك الاتصالات التليفونية والزيارات الرسمية وغير الرسمية .. إلخ.
40 - ابتعد عن الروتين في الاجتماعات فمن المفيد تغيير وقت ومكان الاجتماع، وجدول الأعمال وطريقة النقاش وأساليب التشويق، ونوعية التوجيه وطبيعة جلسة الاجتماع.
41 - لا تكثر من الاجتماعات فربما يكون ذلك دليلا على ضعف الثقة بالنفس، حيث إن المدير الذي تنقصه الثقة بالنفس يكثر من الاجتماعات، وذلك من أجل حل مشكلة قد عجز عن حلها.
42 - الصلاحيات: من الضروري أن يعرف الرئيس والأعضاء حدود صلاحياتهم حتى لا يخوضوا في أمور ليس بإمكانهم اتخاذ قرار بشأنها أو تغييرها؛ لأنها خارجة عن حدود صلاحياتهم.
43 - البدائل فمن الضروري تقليل عدد البدائل، وذلك بإلغاء غير الجيد منها أو غير الحاصل على تأييد كبير أو البديل الذي نوقش سابقا وتم رفضه، كما أن كثرة البدائل توقع الأعضاء في حيرة وربما تنعقد الموضوعات لسبب كثرتها، ويعجز الأعضاء عن اختيار أفضلها.
44 - الحوار خارج الاجتماع، حيث يحبذ نقاش بعض بنود جدول الأعمال قبل حضور جلسة الاجتماع.
45 - بلورة الأفكار فلا تتكلم في الاجتماع حتى تستكمل وتبلور كل ما تريد طرحه من آراء وأفكار.
46 - الهندام الحسن، حيث يفضل أن يكون رئيس الاجتماع حسن الهندام والمظهر والشكل.
47 - الأعضاء الجدد: فينبغي على رئيس الاجتماع أن يشعر الأعضاء الجدد بالارتياح، وأنهم مرغوب فيهم؛ لأن العضو الجديد في الغالب لا يميل إلى الكلام، ولذا يفضل أن يقوم الرئيس بين فترة وأخرى بالنظر للعضو الجديد، كما يطلب منه المشاركة في الحديث.
48 - القرارات المبنية للمجهول: فلا يجوز في الاجتماعات أن تصدر قرارات مبنية للمجهول ، بل ينبغي أن تحدد الجهة أو الشخص الذي سيقوم بتنفيذ هذا القرار.
49 - الجلوس : إذا أردت المكان المناسب في الجلوس فيفضل ملاحظة الآتي:
- إذا كنت تريد أن يسمع رأيك بوضوح وأن تعطي فرصة للحديث أكثر من غيرك وبسرعة فأفضل مكان للجلوس هو أمام الرئيس أو الشخص المؤثر.
- يحسن بالرئيس أن يجلس في مكان بارز، بحيث يراه الجميع ويري الجميع .
- يحسن بأصحاب الآراء المتقاربة أو بمن بينهم صداقة ألا يجلسوا بالقرب من بعضهم حتى لا يتفقوا دائما على رأي واحد أو يشجع بعضهم بعضا على التشدد في قرار أو حتى لا ينصرفوا عن الاجتماع بأحاديث جانبيه.
- ينبغي ألا يسمح الرئيس للعضو الهادئ أو قليل الكلام أن يجلس في زاوية منعزلة وإنما يجلسه أمامه .
50 - أحسن اختتام الاجتماع ، وذلك بالتذكير بالأهداف التي من أجلها عقد الاجتماع ، ثم تلخيص ما حققه الاجتماع من نتائج ، واستعراض ما اتخذ من قرارات وما تم من تكليفات لبعض الأعضاء، ثم شكر الأعضاء على مشاركتهم وحسن إصغائهم، وفي النهاية حدد وإياهم موعد ومكان وهدف الاجتماع القادم.
51 - كن مهما: فهناك العديد من الطرق والوسائل التي يمكن بها أن يكون العضو مهما خلال الاجتماع وسيأتي ذكرها لاحقا.
52 - استوعب الآخرين: حيث إن النجاح الحقيقي لمدير الاجتماع وللأعضاء أيضا يكمن في تحقيق الأهداف مع حفظ قلوب الآخرين واستيعابهم وتهدئة الغاضب منهم.
53 - استمتع بالمشاورة ، واحرص على التزامها، واعلم أن الاجتماع فرصة ثمينة لمشاورة العقلاء والخبراء وأهل الاختصاص والتجربة .
- وبعد هذه الوصايا والمهارات الذي يذكرها المؤلف في قاعة الاجتماع يستعرض خمسة عشر طريقة لتكون مهما خلال الاجتماع ، وهي كالتالي :
- كن في مكان الاجتماع في الوقت المحدد "إن وصولك متأخرا سوف يؤدي إلى إرباك المجموعة".
- اجلس بحيث تكون أمام قائد المجموعة "إن هذا سوف يؤدي إلى إشراكك في النقاش بصورة أكبر".
- كن مستعدا للاجتماع ؛ اقرأ جدول الاجتماع ، وقم بتحضير المعلومات التي تتوقع أن تحتاجها المجموعة".
- شارك في أحداث الاجتماع ؛ خطط مسبقا لأن تقدم مساهمة واحدة على الأقل وتكلم بصراحة.
- لا تحتكر النقاش .
- أحسن الإصغاء لتفهم ما يقال : "إن عدم الفهم الناتج عن عدم الإصغاء الجيد هو أكبر مضيعة للوقت ".
- تكلم بحيث يفهمك الجميع.
- التزم بجدول الأعمال.
- ابن أفكارك على أفكار الآخرين.
- كن متفائلا حيال المجموعة.
- واجه المجموعة واستثر روح التحدي لديهم.
- قم بنقد الآخرين وليس الأشخاص "لا مانع أحيانا أن تكون شديدا مع الآراء ، ولكن ينبغي أن تكون لينا في تعاملك مع الناس ".
- لا تستخدم الاجتماع بديلا للمناقشات الفردية مع أعضاء المجموعة " لا تضيع وقت المجموعة بمناقشة قضايا يمكن حلها بينك وبين أحد الأعضاء على انفراد ، ولا تربك أحدا بدون ضرورة .
- تسلم قيادة المجموعة عند الضرورة " كن مستعدا لتقوم بدور القائد للمجموعة في المواقف الحساسة دون أن يعني هذا أنك القائد الرسمي للمجموعة ".
- أنجز الأعمال المطلوب منك إنجازها.

- ثم يتحدث المؤلف عن إحدى عشرة خطوة لتهدئة شخص غاضب فيقول:
- اعمل على ألا تغضب.
- عليك أن تكون في نفس الوضع الذي عليه الشخص الآخر.
- اغلق فمك ، وعبر عن اهتمامك برسائل غير شفوية ( لغة الجسد).
- اسمع لكي تفهم.
- تكلم بصوت هادئ.
- أظهر تفهمك لموقف الطرف الآخر.
- اسأل ما تراه مناسبا من الأسئلة.
- قم بتقديم حلول معقولة.
- لا تتخط حدود مسؤولياتك.
- المحاولة الأخيرة اسأل "ما الذي يرضيك ؟ وماذا تريدني أن أفعل ؟".

الفصل الثالث
بعد الاجتماع وصايا ومهارات :
يعرض المؤلف في هذا الفصل مجموعة من الوصايا تعقب الاجتماع حتى تنجح الاجتماعات في تحقيق أهدافها بالصورة المطلوبة، ومن أهم هذه الوصايا والمهارات ما يلي:
1 - تقويم الاجتماع : وهو أمر هام ينبغي أن يعقب الاجتماعات، وهو يقدم محاولة للتنبيه للأخطاء والسلبيات، ومحاولة علاجها حتى لا تتكرر في اجتماعات لاحقة، كذلك ملاحظة الإيجابيات والسعي لدعمها والإبقاء عليها، وعادة يكون تقويم الاجتماعات في أمرين هما:
أ - تقديم قدرة الرئيس في إدارة الاجتماعات.
ب - تقويم فعالية الاجتماع بشكل عام.
ويذكر المؤلف أن هناك بعض المحددات التي يمكن أن تمثل أساسا لتحديد قدرة الرئيس في إدارة الاجتماعات وهي :
أن يعقد الاجتماع في موعده المحدد، وأن يعرف الأعضاء أهداف الاجتماع جيدا، وأن يعبر الأعضاء عن مشاعرهم الحقيقية في الاجتماع، وأن يختلف الأعضاء أحيانا مع رئيس الاجتماع في الرأي ويعبرون عن ذلك بحرية وصراحة، وأن يصغي الأعضاء إلى بعضهم بعضا باهتمام، وأن يستقبل الأعضاء المعلومات والتوجيهات من زملائهم من غير حساسية.
- كما أن هناك بعض المحددات العامة التي يمكن استخدامها للحكم على فعالية الاجتماع وهي : الاحترام المتبادل بين الأعضاء والرئيس ، وبين الأعضاء بعضهم بعضا، التزام الأعضاء بأهداف الاجتماع ورغبتهم في تحقيقها، سيادة روح التعاون، إصغاء كل عضو لأفكار وملاحظات الآخرين، واللجوء إلى المناقشات البناءة التي يشارك فيها معظم الأعضاء أو جميعهم مع البعد عن النقد الهدام، واتخاذ القرارات بصورة جماعية.
- كما يذكر المؤلف أنه من الممكن تقويم فعالية الاجتماعات من حيث النظر إلى أهداف الاجتماع ، وهل هي واضحة لكل الأعضاء أم لا ؟
كذلك بالنظر إلى جدول أعمال الاجتماع هل تم إعلام الأعضاء بالاجتماع وبجدول أعماله قبل انعقاد الاجتماع أم لا ؟
وما مدي مناسبة وقف الاجتماع للأعضاء ؟
وهل عبرت نتائج الاجتماعات عن تصور الأعضاء واهتماماتهم، وهل مكان الاجتماع ملائم ومناسب للمشاركين ؟
وهل كانت أساليب عرض الموضوعات في الاجتماع تتناسب وأهدافه ؟
وهل قامت المعينات السمعية والبصرية بدورها في توضيح الأفكار المطروحة؟
وهل بدأ الاجتماع في وقته المحدد؟
وهل أعطي كل بند من بنود جدول الأعمال ما يستحقه من وقت؟ وهل تم حل الاختلافات في وجهات النظر بصورة بناءة؟
وهل كان رئيس الاجتماع حريصا على إيجاد جو من حرية التعبير عن الأفكار وتقديم المعلومات؟ 
وهل كانت هناك موافقة جماعية على القرارات المتخذة ؟
وهل كانت مسؤوليات كل عضو في الاجتماع واضحة؟

2 – متابعة تطبيق القرارات وأداء التكاليف:
جدير بالذكر أنه " لا قيمة للاجتماع إن لم تنفذ قراراته وتؤدي تكاليفه"، ولهذا ينبغي على الرئيس متابعة هذا الأمر عن طريق محاسبة الأعضاء في الاجتماع اللاحق على التزامهم، وتطبيقهم للقرارات المتخذة وأدائهم للتكاليف التي تم تكاليفهم بها، ويكون ذلك في بداية الاجتماع اللاحق.

3 - إصلاح ما أفسده الاجتماع:
فقد تكون للاجتماع أضرار مادية أو معنوية ، فعلى الرئيس السعي لإصلاح هذه الأضرار أو التخفيف منها.

4 - توجيه الأعضاء غير الفاعلين في الاجتماع:
إذا كان الاجتماع دوريا ويعقد باستمرار ينبغي على الرئيس أن يجلس منفردا مع الأعضاء غير الفاعلين، سواء كانوا لا يشاركون في الحوار أو يشاركون بصورة سيئة ومضرة بالاجتماع أو لنفوس الأعضاء الآخرين، فالرئيس هو "موجه يمارس توجيهه تجاه الأفراد حرصا على نجاح الاجتماع وتدريبا وتطويرا للأعضاء المشاركين".
ويؤكد المؤلف على أن "النصيحة الفردية المحصورة بين الرئيس والعضو والتي لا يعلم مضمونها أحد لها تأثير بالغ إذ أن من طبيعة الإنسان أنه يمج من ينتقده وينصحه علانية بين الناس".

5 - الإعداد للاجتماع المقبل:
وذلك حتى يستعد الرئيس ماديا ومعنويا للاجتماع اللاحق بناء على أحداث وتطورات الاجتماع الحالي، حيث يستفيد من إيجابياته ويتجنب سلبياته، ويطور من أسلوب إدارته حتى يصل هو والأعضاء للأهداف التي من أجلها عقد الاجتماع .
ثم يعرض المؤلف لسبع وسائل لجعل الأعضاء يقومون بالمتابعة بعد انفضاض الاجتماع وهي كالآتي :
- إنهاء الاجتماع بسرد ملخص عن الأعمال التي تم الاتفاق على تنفيذها.
- جعل الشعار السائد في المجموعة هو: قم بالعمل المطلوب منك في اليوم التالي للاجتماع".
- سجل الوعود التي تقدم من قبل الأعضاء، وذلك في محضر الاجتماع.
- أرسل مذكرات بخط اليد بعد أيام من الاجتماع للتذكير بالأعمال المطلوب إنجازها.
- إذا وجدت أن النتائج لم تظهر بعد، اتصل بالأعضاء لترى ما إذا كانوا يحتاجون للمساعدة.
- إعداد تقرير عن الوضع الذي وصلت إليه كافة الأعمال التي تم الاتفاق عليها في الاجتماع السابق.
- استشر مساعدي الأعضاء الذين تخلفوا عن أداء الأعمال المطلوب منهم، ستجد أن معظم المساعدين يودون المساهمة في تحسين صورة رؤسائهم.

الفصل الرابع
الاجتماعات .. مشكلات وحلول
يعرض المؤلف - في هذا الفصل - بعض المشكلات التي تواجه الاجتماعات والأساليب المقترحة للتغلب عليها.
فيذكر المؤلف أنه سئل "635" مديرا عن الأمور التي تزعجهم في الاجتماعات، فكانت الإجابات الرئيسية هي: الخروج عن الموضوع ، والإعداد السيئ، والاجتماع غير المنتج، والاستماع السيئ، ولا مبالاة الأعضاء، وطول الاجتماع ، وضعف المشاركة.
بالإضافة إلى عدد من المشاكل الأخرى مثل : قيام أحد المشاركين بطرح سؤال لا علاقة له بموضوع المناقشة، ويكون سبب ذ لك عدم وضوح أهداف الاجتماع مع وجود حالات من الضغط والتوتر في الاجتماع .
ويذكر المؤلف أنه بالنسبة لهذه المشكلة يستحسن توضيح أهداف الاجتماع للمشاركين، ثم الطلب من المشاركين عدم إثارة أية أسئلة أو تعليقات خارج موضوع المناقشة.

- من المشكلات التي يعرض لها المؤلف: الحوار الجانبي بين عضوين من أعضاء الاجتماع ، ويري المؤلف أن سبب ذلك يرجع إلى حدوث شيء في الاجتماع دفع إلى هذا الحوار والشعور بالملل ، وعدم الاهتمام بالموضوع، ولذا يري المؤلف أنه حلا لتلك المشكلة لابد من توضيح أهداف الاجتماع بدقة، وتوفير عنصر الإثارة والتشويق في الموضوع المطروح للنقاش بهدف جذب انتباه المشاركين، ومن المفيد أيضا أخذ استراحة قصيرة من الوقت كلما شعر المشاركون بالملل وعدم القدرة على التركيز.
كما يعرض المؤلف لمشكلة الجدل بين الأعضاء ، ويري أسباب ذلك تكمن في تحمس الأعضاء للموضوع المطروح ، ومحاولة كل منهم التعبير عن رأيه، ويري حلا لذلك أنه لابد من التركيز على عرض أهداف الاجتماع، والتأكيد للأعضاء على مبدأ أساسي هو "ليس مهما معرفة من هو على صواب ومن هو على خطأ من الأعضاء ، بل المهم هو معرفة الصواب" ، ومن هنا ينبغي التركيز على الآراء المطروحة لا على الأشخاص الذين يتقدمون بها، مع حث مختلف فئات المشاركين على عرض أفكارهم وآرائهم حول الموضوع المطروح للنقاش.
- كما يعرض لمشكلة توتر الأعضاء واستعدادهم لمغادرة قاعة الاجتماع: ويري المؤلف أن أسباب ذلك ترجع إلى تجاوز الاجتماع للوقت المخصص له، وعدم فعالية الاجتماع ، وشعور الأعضاء بضياع أوقاتهم خاصة مع وجود التزامات ومهام أخرى تنتظر الأعضاء، ويذكر المؤلف أنه لحل تلك المشكلة ينبغي تخصيص وقت كاف للاجتماع والالتزام به، وتحديد وقت الاجتماع بما لا يتعارض مع التزامات المشاركين مع الحرص على توفير عنصر الإثارة والتشويق في الاجتماع، ومحاولة تجديد اهتمام المشاركين من خلال سرد قصة أو طرفة قصيرة، أو إثارة سؤال محفز .

عزوف الأعضاء عن المشاركة
- كذلك يعرض المؤلف لمشكلة عزوف الأعضاء عن المشاركة ويرى أن أسباب ذلك ترجع إلى عدم اهتمام الأعضاء، أو الخوف من المشاركة بسبب المناخ غير الصحي للاجتماع ، أو كراهية الأعضاء لرئيس الاجتماع .
ويرى أنه لحل تلك المشكلة من المفيد التعرف على سبب العزوف عن المشاركة والتعامل مع المشكلة بناء على ذلك ، فإذا كان السبب راجعا إلى عدم اهتمام الأعضاء فإنه لا بد من إثارة انتباههم مثل: مخاطبة كل واحد منهم باسمه والطلب إليه المشاركة ، وإذا كان السبب راجعا إلى خوف الأعضاء من المشاركة ، فعلى الرئيس أن يزيل حاجز الخوف لديهم مثل : قوله ؛ الرجاء عدم التردد في إثارة أي سؤال مهما كانت درجة التأكد من مناسبته"، أو :يرجي عدم التردد في المشاركة وإبداء وجهة النظر مهما كانت درجة مخالفتها لوجهة نظر الرئيس ".
- كما يعرض المؤلف لمشكلة خروج رئيس الاجتماع عن عرض موضوع الاجتماع ، وذلك لعدم قيامه بالإعداد الجيد للاجتماع، أو لقيام بعض الأعضاء بتوجيه بعض الأسئلة أو التعليقات التي تؤدي إلى خروج الرئيس عن الموضوع ، ويري المؤلف أنه لحل تلك المشكلة لا بد من الإعداد الجيد للاجتماع، وتحديد الأهداف ووسائل تحقيقها ، كذلك من المفيد قيام بعض المشاركين بلفت نظر رئيس الاجتماع إلى خروجه عن الموضوع المطروح للنقاش ، كذلك الاعتذار عن الإجابة عن الأسئلة التي ليست لها علاقة بالموضوع محل النقاش، والتذكير بأهداف الاجتماع مع محاولة طمأنة السائل إلى إمكانية العودة للإجابة عن سؤال والإجابة عليه في وقت لاحق .
كما يعرض لمشكلة عدم ملاءمة وقت الاجتماع للمشاركين ، ويري علاج هذه المشكلة في اختيار الوقت المناسب للاجتماع، بحيث يتفق مع ظروف الأعضاء .
- كذلك مشكلة سوء اختيار المشاركين ، ويرى علاج هذه المشكلة في أن موضوع الاجتماع وهدفه يحددان المشاركين فيه، ويراعي في اختيارهم معيار القدرة على تحسين مدخلات الاجتماع.
ويذكر المؤلف أن هناك مشكلة اختتام الاجتماع دون معرفة المشاركين بالإنجازات المختلفة ، وهنا يقترح المؤلف أن يتضمن الاختتام تلخيصا مفيدا للإنجازات المتحققة في الاجتماع

وفي ختام الفصل يعرض المؤلف لمشكلة عدم رضاء المشاركين عن الاجتماع ، ويري أنه لعلاج هذه المشكلة ينبغي التعرف على أسباب عدم الرضا، حيث إن فعالية الاجتماع تقاس بقدرته على تحقيق أهدافه في أقل وقت ممكن مع ضمان رضا المشاركين فيه. 

المؤلف : د. على الحمادي
الناشر : إصدار مركز التفكير الإبداعي (36) سلسلة مهارات إدارية (4)، دار ابن حزم، بيروت، ط1، 0002م
عرض : ناهد محمود عرنوس