أصول تفويض الصلاحيات
السلسلة: سلسلة الدليل الإداري
الكتاب :أصول تفويض الصلاحيات
المؤلف: Keet Konan
عدد الصفحات: 62
الناشر: الدار العربية للعلم
فكرة الكتاب: إعطاء منهج علمي وفعّال لفن التفويض للحصول على إنتاجية عالية بأكثر ذكاء وأقل جهد ووقت .
الفصل الأول : الحاجة للتفويض
إن عدم تفويضك للمهام هذا يعني
* عدم التنظيم في العمل
*الشعور بأنه لا أحد يحل محلك
* عدم الثقة بالآخرين
* عدم قبول الاختلافات
*تفويض زائد عن اللزوم
الفصل الثاني : تحديد ما يجب تفويضه
كيف تحدد المهام التي تفوضها أو لا تفوضها
معرفة مستلزمات المهمة أو الوظيفة
تقييم مخاطر التفويض
الفصل الثالث : تحديد مَنْ يمكن القيام بالمهمة
أولاً/ اعتبار قدرات الآخرين
ثانياً / معرفة ما يحتاجه الآخرون
ثالثاً: توزيع المهام بين الأشخاص المناسبين
الفصل الرابع : توجيه التعليمات
وصف تفاصيل المهمة المفوضة
وصف خلفية المهمة المفوضة
وضع معايير العمل وضوابطه
تدريب المفوضين بالعمل وتوجيههم
تقرير سير العمل
الفصل الخامس : مراقبة سير العمل وتقدمه
التأكد من حسن سير العمل
تحدد نوع الخطأ من ثلاث
توجيه النصح
مراجعة العمل بعد إنجازه
مكافأة الموظف
الفصل السادس : المواقف من التفويض
السماح بالتفويض والتسامح في التفويض
إظهار الثقة بالموظفين
دعم الموظفين عند حصول الخطأ
الحصول على التزام الموظف بالعمل
المنافع الأساسية للتفويض
أصول تفويض الصلاحيات
الفصل الأول : الحاجة للتفويض
التفويض/ هو نشاط إداري محفز للعمل، وتأتي الحاجة إليه عندما لا يستطيع المدير أن ينفذ كل الأعمال بنفسه، وحجر الأساس في التفويض هو تفويض جزء من سلطتك إلى شخص آخر، وهذا كافٍ لجعلك تتخوف من عملية التفويض.
عدم الرغبة في التفويض :
في الواقع النظري نجد أن معظم الناس يعترف بأهمية التفويض، ولكن عندما يأتي التطبيق العملي نجد أن الكثير يحجمون عنه، ويتحججون بأعذار أوهن من خيط العنكبوت، ولكن يبقى السبب في عدم التفويض، هو عدم الإدارة والرغبة في التفويض أصلاً.
إن عدم تفويضك للمهام هذا يعني :
عدم التنظيم في العمل :
إن كونك لا تحسن التفويض هذا يعني أنك غير منظم، وبالتالي عندما تكون أمورك وأعمالك غير منظمة فلن تجيد فن التفويض.
الشعور بأنه لا أحد يحل محلك: إن الإحساس بهذا الشعور سوف يعيقك عن تقدمك في العمل لا محالة، وعند تحديد المسؤوليات والمهمات سيساعدك على جعل التفويض أمراً ممكناً خصوصاً عندما تحسن الأشخاص المفوضين، وعند ذلك سوف تزداد الإنتاجية والفاعلية.
عدم الثقة بالآخرين: من الأمور المحيطة في العمل أن تكون عديم الثقة في الآخرين، وهذا الأمر يعطي الشعور بخيبة الأمل من جراء تعاملاتالماضي مع الآخرين، أو لأنهم لا يهتمون بدقائق الأمور أو لأنك تخاف عدم التزام العاملين بالعمل مثلك.
احذر : احذر من التدخل في أداء المهمة المفوضة من قبلك؛ لأن ذلك سوف ينهي على البقية الباقية من الثقة.
عدم قبول الاختلافات :
إن البحث عن شخص تفوض له المهمة ويؤديها كما لو كنت أنت الذي تؤديها قد يكون هذا غير متاح في أغلب الأحيان، لذا عند تفويض الآخرين يجب عليك أن تدرك قوة الآخرين وتحسن استغلالها إلى أقصى حدٍ ممكن، وعندما تأتي مرحلة التقييم الذاتي عليك القبول بالنتائج حسب مبدأ ( الجيد الكافي).
تفويض زائد عن اللزوم:
من الأمور المسلمة أن الشيء إذا زاد عن حده انقلب ضده، يعمد بعض المدراء إلى تفويض الأعمال الكثيرة( بنية الخلاص) دون أي ضوابط، وهناك فرق بين التفويض والتصريف (التنازل).
إن التفويض الزائد عن اللزوم يؤدي إلى نتائج عكسية منها:
تذكر أخيراً: عدم التفويض وزيادة التفويض كلاهما سيء.
الفصل الثاني : تحديد ما يجب تفويضه
عندما تكون لديك أعمال كثيرة، وتقرر تفويض بعض أعمالك، عليك بداية أن تحدد نوعية المهام التي سوف تفوضها، يخطئ البعض عندما يفوض بعض المهام التي لا يجيدها أصلاً، أو لأنهم يريدون إبقاء شخص آخر منشغلاً بالعمل دائماً، لذا يجب عليك أن
تحدد المهام التي تفوضها أو لا تفوضها:
معرفة مستلزمات المهمة أو الوظيفة: عندما تتخذ قراراً بتفويض مهمة ما، عليك أن تدرك ما تستلزمه هذه المهمة بالتحديد مثل:
تقييم مخاطر التفويض:
عند تفويضك المهام للآخرين فإنك سوف تمرر بعض سلطتك ومسؤوليتكللآخرين، وعند حدوث خطأ ما يبقى الشخص المفوض هو المسؤول عن ذلك الخطأ مسؤولية جزئية ولكنك في النهاية أنت المسؤول عن المهمة المفوضة مسؤولية كلية.
لذا عليك أن تقيَّم مدى المخاطر المتوقعة من جراء هذا التفويض، ويمكن تقييم ذلك عن طريق :
المنافع الأساسية للتفويض:
الفصل الثالث : تحديد مَنْ يمكن القيام بالمهمة
بعد الانتهاء من مهمة تحديد الأعمال التي تفوض أو الأعمال التي لا تفوض، تأتي المرحلة الثانية وهي تحديد من يمكنه القيام بهذه الأعمال، ولمعرفة ذلك يجب عليك القيام بما يلي:
أولاً/ اعتبار قدرات الآخرين
عند قرارك لتفويض أعمال معينة عليك أن تنظر إلى مقدرات وإمكانات الأشخاص المفوضين بما يتوافق مع مهارات الأعمال المفوضة وهم على النحو الآتي:
ثانياً / معرفة ما يحتاجه الآخرون:
لكي يكون الأشخاص المفوضون قادرين على أداء مهامهم المفوضة، لا بد أن يكون ما يلي:
يجب عليك كمدير ألاّ تغفل الجوانب النفسية أثناء عملية التفويض.
ثالثاً: توزيع المهام بين الأشخاص المناسبين:
التفويض المثالي: هو ذلك التفويض الذي يعين المهمة للشخص الذي يملك الكفاءة للقيام بها، والذي يجدها محفزة، ويعتبرها تحدياً له، لذا عليك أن تفوض المهمة المناسبة للشخص المناسب، وهي على النحو التالي:
الفصل الرابع : توجيه التعليمات
إن تحديد الأعمال المفوضة والأشخاص المناسبين لها ليس كافياً لإنجاز الأعمال المفوضة: إذ لا بد من إعطاء وتوجيه التعليمات للمهمة المفوضة للأشخاص المفوضين ويتطلب هذا الأمر:
وصف تفاصيل المهمة المفوضة:
عند توجيهك للمهمة المفوضة يجب عليك صياغتها صياغة جيدة ولا بد أن تشتمل ما يلي:
وصف خلفية المهمة المفوضة:
ويتضمن إعطاء نبذة تاريخية للعاملين عن المهمة المفوضة بإبلاغ الأشخاص المفوضين بمكامن الخطر ومواطن الضعف، والأشخاص المتعلقين بالمهام المفوضة.
وضع معايير العمل وضوابطه:
بعد الانتهاء من إعطاء الأشخاص المفوضين نبذة تاريخية عن المهمةالمفوضة، يتوجب عليك وضع معايير ومقاييس يعرف بها الأشخاص المفوضون قياس عملهم وتقييم أدائهم.
تدريب المفوضين بالعمل وتوجيههم :
إن تدريب العاملين هو جزء أساس من عملية التوجيه، وليس له علاقة بالخبرة إذ إن المستجدات متتالية تتطلب المواكبة، والتدريب يتضمن التوجيه والتعليم والتي تعني بعمومها إلى شحذ روح المبادرة وتزويد العاملين بالمهارات اللازمة، فالبنسبة للتوجيه فإنك تحتاج إلى الآتي:
أما بالنسبة للتعليم، فهناك أربع مراحل وهي :
تقرير سير العمل:
لا بد من تقييم سير الأعمال المفوضة بطريقة عملية تفيد العمل ولا تسيء إليه، لذا عليك في عملية تقييم الأعمال المفوضة:
الفصل الخامس : مراقبة سير العمل وتقدمه
التفويض لا يعني الاتكالية وإسناد الأمر إلى الآخرين، بل التفويض هوتوجيه الأشخاص للقيام بالمهام المفوضة مع المراقبة والمتابعة.
التأكد من حسن سير العمل :
إن أفضل نتائج التفويض هو تقدم العمل وسير الأمور إلى الأحسن، دون التدخل مباشرة بعمل الموظفين.
احذر: احذر بعد التفويض أن تظل قرب الأشخاص المفوضين، أو تذهب إليهم مراراً وتكرر توجيهكم، فهذا أمر يقتل حماس الموظفين المفوضين للمهمة.
ولكي تحصل على مراقبة سير العمل بكفاءة عليك بما يلي:
وعند وجود هذا الاختلاف فلا بد من إجراءات دقيقة يقوم بها المدير ويحدد نوع الخطأ الذي ربما يكون:
وعليك بعد إصلاح الخطأ أن :
توجيه النصح:
عليك أن تعطي الموظفين المفوضين الفرصة اللازمة، والثقة الكافية بأنفسهم فيما يتوجب عليهم فعله فبشيء من التشجيع والتحفيز تجعل الموظفين يعتمدون على معالجة الأمور بأنفسهم بعزيمة صادقة وثقة قوية.
مراجعة العمل بعد إنجازه:
يستحسن مراجعة العمل المفوض مع الشخص الذي قام بتنفيذ العمل عن طريق ما يلي:
كل هذه الأمور تثبت وترسخ ما تعلمه الموظفون وإدراك ما أنجزوه .
مكافأة الموظف:
الحقيقة أنه يجب الاعتراف لأهل الفضل بفضلهم وأهل النجاح بنجاحهم، بل وإعلان ذلك بنية حسنة بقدراتهم ومهاراتهم العالية،والإشادة بالأشخاص المفوضين على حسن تنفيذهم للمهام المفوضة.
الفصل السادس : المواقف من التفويض
التفويض عملية مشتركة من حيث استعدادك أنت للتفويض وثقتك بالموظف المفوض.
السماح بالتفويض والتسامح في التفويض:
لا شك أن تفويض المدير للأعمال المتنوعة دليل على أنه يسعى إلى تفويض جزء من سلطته بينما تبقى المسؤولية على عاتق المدير، لذا نجد أنه من صعوبات التفويض إعراض كثير من المدراء عن التفويض؛ لأنهم يخشون أن يخطئ الموظف المفوض أخطاءً كبيرة، وكذلك لا يرغب المدراء في التفويض؛ لأن ذلك يعني التخلي عن سلطتهم وسيطرتهم، لذا يجب عليك كمدير أن تذكر نفسك بما يلي :
إظهار الثقة بالموظفين:
إن منحك الثقة بالموظفين يؤمن إلى حد ما الحصول على تنفيذ ملائم للعمل ونتائج جيدة، ولكي تسعى لبناء الثقة في موظفيك عليك بما يلي:
دعم الموظفين عند حصول الخطأ:
إن الأخطاء ستحدث حتماً لأنك تتعامل مع بشر، لذا عليك أن تشعر العاملين أنه في حالة حصول الخطأ لا يجب عليهم أن يخافوا من الاعتراف به، وهذا سيعطي الموظف ثقة بأنك ستدعمه، وعلى العكس عند عدم دعم ومساندة العاملين سوف يخافون ويخفون أخطاءهم وتزيدالكارثة . ثق أنه متى كانت الثقة متبادلة بينك وبين موظفك، هذا سيدفعهم إلى العمل والإنجاز بجد وتضحية حتى لا يخيبوا آمالك فيهم.
الحصول على التزام الموظف بالعمل:
لا شك أنه كلما زاد التزام الموظف المفوض بالعمل زادت فرص نجاحالتفويض، إن الحصول على موظف "متطوع" ليؤدي مهمة ما خير من مئة شخص "مكره" على أداء المهمة، لذا عليك -قبل أن تفوض أن- تعرف مدى التزام الموظفين المفوضين بتنفيذ المهمة المفوضة، ولكي تحصل على التزام من الموظف يجب عليك أن تقنع الموظف المراد تفويضه بما يلي :
بهذه الطريقة سوف تساعد على :