الاولويات وتدقيق الوقت time audit

دراسة حالة (من كتاب ماريون(20))

كان أحمد يتطلع إلى تحقيق الكثير في وظيفة المشرف التي ترقّى لها قريبا. فبعد أربع سنوات في القسم كان واثقا من نفسه ويعرف أن فريق العمل الذي لدية مؤهل ولديه خبرات واسعة. أما اليوم فهو غير واثق من أنه يصلح لمثل هذه الوظيفة, فيبدو أنه لا نهاية ليوم العمل. فهو دائم الانشغال بتوزيع المهام وفحص النتائج في كل ساعات الدوام. و هناك سيل من الزوار والمكالمات الهاتفية لا تنقطع, وحتى في أوقات راحته في المساء عليه أن يقوم ببعض الأعمال الإدارية مثل قراءة البريد والرد على المكالمات وتجهيز الميزانية وكتابة تقارير تقويم الأداء. و هو في تلك الحالة من الإحباط قرر أن يدعو صديقه ناصح للغداء, وقد ذكر له أن لديه موضوعاً هاماً للغاية يريد أن يبحثه معه. وأثناء تناول الغداء أفصح لصديقه عن عزمه التخلي عن وظيفة المشرف لأنه لا يستطيع الاستمرار في وظيفة تتطلب العمل 60 ساعة في الأسبوع. فكّر صديقه ناصح قليلاً ثم قال له: إنه قد يكون هناك حل لمشكلته. فإذا كانت المشكلة الأساسية هي إيجاد الوقت المطلوب لأداء العمل, فربما كان الحل يكمن في مراجعته كيفية استغلاله للوقت. وبعد أن استمع ناصح إلى أحمد وهو يصف كيفية قضاء يومه بادره بهذه الأسئلة:

1. إذا كان فريق العمل كما يصفه مؤهلا ولديه الخبرة فلماذا يقضي وقتا طويلا في تخصيص المهام ومراجعة النتائج ؟
2. ما طبيعة الزائرين ؟ هل يمكن أن يمنع بعضهم من مقابلته ؟
3. ألا يستطيع سكرتير القسم تلقي المكالمات وتحويل بعضها إلى الموظفين المختصين وتوجيه أصحاب المكالمات غير المستعجلة إلى الاتصال مرة أخرى؟
4. هل يمكن لموظف آخر أن يقوم ببعض المهام التي يقوم بها أحمد الآن؟

عاد أحمد إلى مكتبه وهو يفكر فيما قاله له صديقه ناصح وعزم على مراجعة كيفية استغلاله و إدارته لوقته بصورة دقيقة. بدراسة حالة أحمد تظهر لنا هذه الأسئلة:

1. هل يستفيد أحمد من أسلوب تفويض المهام بصورة فاعلة؟

لا, و إلا لما تضجر من تلقي المكالمات, قراءة البريد, و استقبال الزوّار فهذه أمور من الممكن أن يفوّض شخصٌ لأدائها. و نلمح غياب التخطيط فهو يوزع وقته ما بين الأنشطة المُخطط لها و غير المخطط لها كاستقبال الزوار.

1. إذا كان الزائرون من العاملين فكيف يمكن أن يتفادى الإزعاج؟

بتخصيص وقت لا يستقبل فيه الزائرين و لا يتلقى مكالمات هاتفية و تحديد وقت لمقابلتهم للضرورة القصوى.

1. ما الوسائل اللتي يمكن لأحمد استغلالها لإدارة وقته بصورة أفضل؟

بمبدأ تحديد الأولويات و التفويض و توزيع المهام و التخطيط لإعادة ترتيب وقته حيث أتضح لنا عدم التخطيط و التنظيم. استخدام وسيلة تدقيق الوقت time audit ليعلم كيف يقضي وقته.