الاتصالات التنظيمية والإدارية

 يقصد بالاتصالات التنظيمية والإدارية تلك الوسائل التي تستخدمها الإدارة أو المديرون أو الأفراد العاملين بالإدارة لتوفير معلومات لباقي الأطراف الأخرى. وهي وسائل تخدم أغراض وأهداف الإدارة بصفة أساسية، كما أنها تسهل عمل المديرين والعاملين بالإدارة.

هنا سنعرض سرد سريع لأنواع الاتصالات التنظيمية والإدارية.

أنواع الاتصالات التنظيمية والإدارية:-

هناك تقسيمات عديدة لأنواع الاتصالات التنظيمية والإدارية، فمنها الرسمي وغير الرسمي، وأيضاً من أعلى لأسفل ومن أسفل لأعلى وغيرها. ونحن نقترح استخدام التقسيم التالي:-

1.    اتصالات لنقل معلومات من الإدارة والمديرين إلى العاملين بشأن العمل، وهي بالطبع اتصالات من أعلى لأسفل.

2.    اتصالات لنقل معلومات من العاملين والمديرين إلى الإدارة والمستويات الإدارية الأعلى بشأن التقدم في الإنجاز، ومشاكل التنفيذ وهي بالطبع اتصالات من أسفل لأعلى.

3.    اتصالات لبناء شخصية متميزة للإدارة، ولخلق ولاء العاملين للإدارة.

أولاً :- أنواع الاتصالات من الإدارة إلى العاملين:-

تقوم الإدارة أو من يمثلها من مديرين بإعطاء توجيهات تمس العمل والسياسات وطرق التنفيذ. وعادة ما تكون هذه الاتصالات من أعلى لأسفل. 

ثانياً :اتصالات من العاملين إلى الإدارة:-

ويقوم العاملون أو من ينوب عنهم من المشرفين بإبلاغ الإدارة أو المستويات الإدارية العليا بمدى التقدم في الإنجاز، ومشاكل العمل وغيرها، وعادة ما تكون مثل هذه الاتصالات من أسفل لأعلى.

ثالثاً : إتصالات لتمييز شخصية الإدارة ورفع الولاء لها:-

تقوم الإدارة بالعديد من الإجراءات والمهام، وتستخدم العديد من الأساليب التي يمكن من خلالها إعطاء شخصية مميزة وفريدة لأسلوب العمل والإدارة والعلاقات داخل الإدارة. وتسعى الإدارة بجانب ذلك إلى رفع ولاء العاملين وانتمائهم لها.

أهم أنواع الإتصالات التنظيمية والإدارية:-

تعتمد فعالية كثير من الإدارات على أنواع الاتصالات التنظيمية التي تستخدمها. إن استخدام الإدارة لأساليب متقدمة من الاتصالات الإدارية والتنظيمية يمكنه أن يسهم في تحقيق أهدافها، ذلك لأن هذه الأساليب تساعد على توفير تدفق فعال للمعلومات. وسنقوم هنا بعرض الأساليب الشائعة في الاتصالات التنظيمية والإدارية.

أولاً: أنظمة الشكاوى:-

تشجع الإدارات المتقدمة عامليها في التعبير عن شكواهم، وتساؤلاتهم ومشاكل عملهم، وبجانب هذا فإنها تضمن إعطائهم فرص كاملة وعادلة من الإستماع والمناقشة، كما تضمن إعطاءهم ردوداً على كل التساؤلات خلال وقت محدد في نظام رسمي للشكاوى.

ثانياً: أنظمة المقابلات:-

تقوم الشركات باستخدام المقابلات كوسيلة لامتصاص مشاعر الغضب وكوسيلة لحل المشاكل. ومن أنظمة المقابلات ما يطلق عليها بجماعة المناقشة والناقشات المفتوحة.

وسنركز حديثنا هنا على العوامل المؤثرة في المقابلات الشخصية، وهي تلك العوامل التي يمكنها أن تؤثر في نجاح أو فشل سير المقابلات:-

·        شكل أطراف المقابلة..المظهر وطريقة اللباس لها تأثير على حكم أحد أطراف المقابلة على الطرف الآخر.

·        انتماء أطراف المقابلة..إن انتماء أحد الأطراف الى قبيلة أو جماعة معينة قد يؤثر في حكم أحد الأطراف على الطرف الآخر من المقابلة.

·        فكرة الشخص عن الطرف الآخر.. فوجود معلومات لدى أحد الأطراف عن الطرف الآخر مثل الصفات الشخصية أو القيم والدافع يمكنها أن تؤثر على سير المقابلة.

·        حركات الجسم.. طريقة الجلوس وحركات الأيدي، لها تأثير على المعاني المتداولة بين أطراف المقابلة.

·        تعبيرات الوجه..إن حركة الشفايف أو ما يطلق عليه لغة الوجه ذات تأثير على المعاني المتداولة بين أطراف المقابلة.

·        الصوت.. إن نبرة الصوت وارتفاعها، ودقة الوضوح فيها ودرجة العمق يمكنها أن تؤثر على المعاني المتداولة بين أطراف المقابلة.

·        اللغة..أن التحدث بلغة عامية أو فصحى ومدى سلامة الصياغات والعبارات ذات تأثير على الفهم.

·        قوة أطراف المقابلة..الثقة بالنفس تؤثر على طريقة إدارة الحوار.

·        ارتباك أطراف المقابلة..التوتر والارتباك لدى أحد الأطراف يؤدي الى انتقاله الى الطرف الآخر.

·        الود بين أطراف المقابلة..إن التحية وعبارات الرد والابتسام يمكنها أن تزيل كثيراً من التوترات، وتشعر الطرف الآخر بإمكانية التفاهم والوصول إلى نتائج مرضية.

·        الترتيب للجلسة ومكان المقابلة..ترتيب المقاعد ووضع المكتب وطريقة جلوس أطراف المقابلة تؤثر على المقابلات.

·        الإعلان عن موضوع المقابلة..ان معرفة او عدم معرفة موضوع المقابلة والإعلان عنه للطرف الآخر ذات تأثير كبير على تسهيل أو عرقلة المقابلة.

·        التخطيط المسبق للمقابلة..ان التخطيط المسبق للمقابلة يضيف شيئاً من الانتظام وعدم العشوائية، كما أن ذلك يوفر كثيراً من الوقت، ويؤدي إلى الوصول إلى هدف المقابلة بسرعة.